Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

nem mindig tudjuk aláhúzással, automatikusan kijelölni, hanem megfelelő szinonimát kell helyette címszóként megadni. Különösen ügyelni kell a mutató-rendszerű segédletek készítésére a korszerű technika, a számítógép használata esetén. A gép a többszempontú visszakeresés biztosításával megsokszorozza a segédletek készítésébe fektetett energiákat. Nemcsak azzal, hogy az őrzési rendben beírt lajstromokat és regesztákat évrendbe vagy levelezési anyag esetén betűrendbe és azon belül évrendbe tudja sorolni, hanem tárgyszó kijelölés esetén ilyen rendszerbe is rendezni tudja anyagunkat. Ugyanakkor megnöveli a tárgyszavazó felelősségét, mert a gép nem értékeli a nyelvi sokszínűséget. A modern technika tehát csak a kartonok mechanikus besorolásától, további rendben tartásától kímél meg, a mutató készítés sokszor gyötrő és nehezen megoldható adatfelvételi problémájától nem. Levéltári segédletek és a számítógép A levéltári segédletek számítógépes feldolgozásának célja olyan adatszerkezet létrehozása, amely a segédletből a többszempontú visszakeresés kívánalmainak megfelelő adatbázist alkot. Adatállomány, text-fájl létrehozásánál a soros elérés azt jelenti, hogy a számítógép a találat sorrendjében, egyesével jeleníti meg a keresett tárgyszót, hasonlóan a könyvbeli lapozáshoz. Lassú, és nem lehet egyszerre több szempontot megadni, kivéve, ha azok egymás után következő szócsoportot alkotnak. Jogos igény tehát a gyors, visszakeresési lehetőség. Ennek az igénynek a jól megtervezett adatbázisok felelnek meg, s a feladathoz illesztett számítógépes szoftverek az ún. adatbáziskezelők biztosítani tudnak. Az adatbázis létrehozásakor a legfontosabb feltételek egyike, hogy kezelőfüggetlen rendszerterv és adatbázisterv készüljön. Ez azt jelenti, hogy az adatbázist nem egy adott szoftverhez igazítjuk, hanem elsősorban az adatstruktúrát határozzuk meg a valóságból kiindulva, és a szoftvert ezután választjuk ki hozzá. Ezzel érhetjük el azt, hogy valamely szoftver elavulása nem vonja maga után adatállományunk elvesztését, hanem adataink konvertálhatóak kis munkával az új kezelő program alá. Adatbázistervezésnél a leggyakoribb problémák: - az egyes segédleteket alkotó mutatók nem rendelkeznek egyedi azonosítóval, - dönteni kell a kódrendszer alkalmazásáról, - azonosítani kell az előforduló adattípusokat és egyedtípusokat, kapcsolataikat egymáshoz, valamint az egyes egyedek tulajdonságait, - amennyire szükséges, az adatokat egységesíteni kell.