Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

Az adatokat adattípusonként azonosan kell az adatrögzítőnek felvenni, ennek mikéntjét a rendszerterv készítőjének rögzítési utasítás formájában pontosan körül kell határolnia. Az adatbázis építések példáival sok levéltárban találkozunk. Az alapszintű segédletek közül a fond- és állagjegyzékek minden közlevéltárban megtalálhatók számítógépen, egyes intézményekben folyik a középszintű raktári jegyzékek ilyen feldolgozása is. A kutatók által legkeresettebb darabszintű segédletek egyes típusaiból a sokoldalú visszakeresést biztosító adatbázisok épülnek. Ilyenek például a MOL Mohács előtti gyűjteményének regesztái vagy a térképkatalógusok. Az adatbázisok kiépítésével - mint jeleztük - nincs szükség az adott iratanyagban külön mutató rendszerű segédletek készítésére. A modern technika alkalmazása lehetővé teszi a segédletek korszerű publikálását is. A levéltárak - az intézményre vonatkozó legfontosabb információk között - szerepeltetik internetes honlapjukon a fond- és állagjegyzékeket, esetleg más segédleteket is. Egyes fontosabb adatbázisok CD-ROM-on is hozzáférhetők (pl. MOL Mohács előtti oklevelek regesztái). (A korszerű technika alkalmazásáról a nyilvántartásokkal kapcsolatban még szólunk.) (Kaszás Marianne, Kisasszondy Éva, Nyulásziné Straub Éva, Vinczéné Géczy Gabriella) 9. A LEVÉLTÁRI MUNKÁVAL ÖSSZEFÜGGŐ EGYÉB NYILVÁNTARTÁSOK A gyűjtőterületi munka nyilvántartásai A gyűjtőterületi munkával kapcsolatos levéltári feladatokat - a közlevéltárak vonatkozásában -jegyzetünk irattani fejezetében tárgyaltuk. Annak szabályait a mindenkor érvényes levéltári törvény és hozzá kapcsolódó rendelet határozza meg, és ez áll a mun A hatályos 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak számára az illetékességi körébe tartozó közfeladatokat ellátó szervekről és tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokról és ezek iratkezelésének fontosabb adatairól számítógépen, egységes program alkalmazásával szervnyilvántartás vezetését írta elő. Az alábbiakat tartalmazza: a/ a szervdosszié számát; hl a szerv nevét, címét és az elérhetőségére vonatkozó adatokat; cl a szerv iratkezeléséért közvetlenül felelős személy nevét, munkakörét, beosztását; ál a szerv megalakulásának időpontját