Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

A fonddossziék anyagát időrendben helyezik el, iratjegyzéket készítenek a dokumentumokról, mely a dosszié elejére kerül. A fonddossziékat a törzsszámok rendjében őrzik. A törzskönyvi nyilvántartás és a fonddosszié fondra vonatkozó adatainak egyezniük kell. 6/ Raktári jegyzék Bár a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a raktári jegyzéket a nyilvántartási segédletek közé sorolja, a nyilvántartáson kívül tájékoztatást is szolgál. így annak különféle változatait (ideiglenes, egyszerű, áttekintő), illetve a hasonló módszerrel készülő, kiadásra szánt repertóriumot a tájékoztatási segédletek közt tárgyaljuk. II Kölcsönzési napló Levéltári iratanyagot az azt őrző levéltáron vagy tudományos intézményen kívüli használatra kizárólag kölcsönzési eljárás keretében lehet rendelkezésre bocsátani. A kölcsönzés során alkalmazandó szabályokat a kölcsönzés célja határozza meg. A kölcsönzés történhet a) ügyviteli, b) kutatási, c) kiállítási, d) levéltári működési célból. A levéltári anyag bármilyen jellegű kölcsönzését a kölcsönadónál a kölcsönzési naplóban tartja kötelezően nyilván. A kölcsönzési napló rovatai: a) sorszám, b) a kölcsönzés időpontja, c) a kölcsönvevő szerv neve és postacíme, d) a kölcsönzés célja, e) a kölcsönzött iratanyag megnevezése, terjedelme (év, szám, kútfő, tétel, darab), t) a kölcsönzés időtartama és az időtartam esetleges meghosszabbításai, g) a visszavétel időpontja, h) az iratanyag fizikai állapotának leírása, i) a kölcsönzésre vonatkozó ügyirat iktatószáma (melyben megtalálható a kölcsönzött iratok jegyzéke), j) megjegyzés. 8/ Átmeneti napló