Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

folyamatosan felvették a jegyzékbe az újonnan keletkezett szerveket, továbbá azokat a korábban értékhatár alá sorolt szerveket is, amelyeknek feladatköre, illetve a felügyeleti szervekhez való viszonya lényegesen megváltozott. 1973-tól, a tételszámos iratkezelés általánossá válása után a Levéltári Igazgatóság állásfoglalásának megfelelően ágazatonként értékhatár vizsgálatok folytak, melyek célja az elsődlegesen a minimum alá tartozó szervek pontos meghatározása volt. A későbbiek során arról is áttekintések készültek, hogy a mindenkori iratkezelési szabályzatok mennyiben felelnek nem a korszerű iratértékelési szempontoknak, azaz megőrzésre kerülnek-e a fontos iratok, illetve a szabályzatok lehetőséget adnak-e a maradandó értékkel nem rendelkezők kiselejtezésére. A vizsgálatok eredményeiről 2002-ben a köziratok és a gazdasági iratok vonatkozásában már szakmai összefoglalók születtek. (Szűcs László) 8. A LEVÉLTÁRI ANYAG SEGÉDLETEI ÉS NYILVÁNTARTÁSAI A segédletek osztályozásának szempontjai Magyarország levéltárai 2001-ben 344 597 folyóméter iratot őriztek. Ennek a hatalmas mennyiségű anyagnak a megőrzését és ismeretét segédletekkel kell biztosítani. Az irat egyrészt vagyontárgy, amelynek megfelelő őrzését nyilvántartásokkal teszik lehetővé, másrészt információ hordozó, ezért a tájékozódást és a tájékoztatást megfelelő segédletekkel segítik elő. A legtöbb levéltári anyaghoz már az ügyvitel és iratkezelés során születnek segédletek. Aszerint, hogy hol készültek, megkülönböztetünk ügyviteli, irattári és levéltári segédleteket. A levéltári segédletek a levéltári anyaghoz tartozó, a levéltárban készülő dokumentumok, amelyeknek célja egyfelől a levéltári anyag nyilvántartása, ezen keresztül védelme, megőrzése; másfelől a tájékoztatás, a levéltárban őrzött anyag feltárása, kutathatóvá tétele. Funkciójuk tehát kettős: a megőrző és tájékoztató szerepet a segédletfajták többsége egyszerre képes betölteni. A segédletkészítés a levéltári munka egyik legfontosabb fajtája. A levéltári segédleteket különböző szempontok szerint csoportosíthatjuk, azonban meg kell jegyeznünk, hogy ezek a felosztások általában elméletiek, a gyakorlatban az egyes segédlettípusok nem mindig különülnek el egymástól.