Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

Más megközelítésben, aszerint, hogy az iratanyag értékelését mennyire komplexen végezzük, beszélünk - durva és - finom selejtezésről is. A durva selejtezés olyan részleges selejtezés, amely esetében az iratanyagból csak a külső jelek alapján könnyen felismerhető értéktelen részek, pl. közlönyök, prospektusok, nyomtatványok, elhasznált borítóanyagok eltávolítására kerül sor. A finom selejtezés az egyes iratoknak a belső ismertetőjegyek alapján való értékelésétjelenti. A levéltári selejtezés lezárása A selejtezési eljárás befejezésével selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét, a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, ajánlásként közreadott selejtezési ügykörjegyzék vagy jóváhagyott selejtezési terv megnevezését, a selejtezett iratok felsorolását (tárgyi csoportok címe, illetve tételszáma, tárgya, év(köre), terjedelme), végül a selejtezés időpontját, a selejtezést végző és a selejtezésért felelős levéltáros nevét. A selejtezésről készült jegyzőkönyvet a szakfelügyelet útján jóváhagyás céljából a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez (Levéltári Osztályhoz) kell felterjeszteni jóváhagyás céljából. Ennek megtörténte után az ügy iratszinten selejtezett, 1972 előtti iktatott iratokat a megfelelő könyvekből (iktatókönyv) ki kell vezetni („S" betű beírásával), illetve tételszinten selejtezett iratoknál a raktári jegyzékben kell jelölni a selejtezés tényét. Cél az, hogy a megmaradt iratokhoz használható segédletek álljanak rendelkezésre. A levéltári értékhatár A levéltári selejtezések szintjeinek bemutatásánál érintettük az értékhatár problémáját, és az irattári munka ismertetésénél is jeleztük, hogy a levéltár nem minden szervtől vesz át iratokat, hanem csak azoktól, amelyeknél keletkezhettek történeti értékű iratok. A valóban történeti értékű iratok megőrzése érdekében azonban e kérdésben nagyon óvatosan kell eljárni. Egy-egy fond önmagában meghatározott értékét a fondképző szervnek a többi szervhez való kapcsolata (alá- vagy fölérendeltségi viszonya) csökkentheti, illetve növelheti. Ha ez a kapcsolat olyan, hogy az alárendelt szerv irattárának minden egyes levéltári szempontból ér-