Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

fondszintű vagy alapszintű selejtezésről beszélünk. Csak nagy számban működő, típusos, a termelésben vagy az igazgatásban jelentős szerepet nem játszó alsószintű szervek fondjai selejtezhetők ki teljes egészükben. Nem szabad azonban fondszintű selejtezést végezni egyedi sajátosságú szervek fondjai esetében akkor sem, ha csak kevés és működésére vonatkozóan esetleg nem is a legjellemzőbb iratok maradtak fenn. Ilyen esetben a megmaradt iratok a fond „emlékét" hivatottak megőrizni. A levéltárba került fondok egy részében vannak olyan sorozatok, amelyek az ügyiratok egyenkénti megvizsgálása nélkül egyszerűen kiselejtezhetők. A községek fondjaiból pl. kiselejtezhetők az adófizetéseket nyilvántartó naplók (amennyiben az adófőkönyvek megvamiak), a községi pénztárnaplók (ha a főkönyvek megvannak), a bírói iktatókönyvek. Általában kiselejtezhetők azok a kezelői könyvek, amelyek az iratok mozgását tartják nyilván (pl. a postakönyvek). Kiselejtezhetők a nyomtatvány- és irodaszer beszerzésekkel, kapcsolatos iratsorozatok. A levéltári selejtezés leggyakoribb módja egy-egy fondon belül bizonyos tételeknek vagy tételek híján egyes ügyiratoknak a fentebb említett ügykörjegyzékek alapján való selejtezése. E szempontból megkülönböztetünk - egyáltalán nem selejtezhető, - általában nem selejtezhető és - általában selejtezhető tételeket, illetve ügyköröket. Az általában nem selejtezhető tétel, illetve ügykör iratait meg kell őrizni, de a benne lévő kisebb jelentőségű ügyek iratait ki lehet selejtezni. Az általában selejtezhető tételek, ügykörök iratai kiselejtezhetők, de esetenként akadnak köztük a kort jellemző egyes iratok, amelyeket érdemes megőrizni. A kiemelkedően fontos szervek, szervezeti egységek ügyiratainak selejtezése során meg kell tartani az ügyirat egységét, azok egy-egy ügyiratait teljes egészében meg kell őrizni. Egyes szakszervek fondjaiban a fondképző speciális, szűkkörű tevékenysége folytán ügyirat-selejtezésre kevés lehetőség nyílik, az egyes ügyiratokban azonban tömegesen találhatók levéltári szempontból értéktelen, az irat értelmezése, a kutatói értékelés szempontjából jelentéktelen, és az ügyiratból könnyen kiválasztható egyes iratféleségek. Ezeknek az eltávolítását darabszintű selejtezésnek nevezzük. Az ilyen selejtezés az iratok formai jegyeinek alapulvételével viszonylag könnyen megoldható. így kiemelhetők és selejtezhetők a különböző idézések, sürgetések, vétívek, illetékek befizetésével kapcsolatos iratok stb.