Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

Az alapszintű rendezés attól függően, hogy melyik egységet érinti, lehet fondszintű és állagszintü. Az állag a fondon belüli legmagasabb szintű levéltári egység. Állagoknak a fond önálló jellegű részeit nevezzük, értve ezalatt olyan részeket, amelyek tárgyukat, jelzetrendszerüket és segédleteiket tekintve elkülönülnek egymástól. Csak olyan terjedelmesebb fondokat tagolunk állagokra, amelyekben a fondképző szervezeti tagoltsága, funkcióinak és iratkezelésének megosztott volta következtében ilyen önálló részek létrejötte megállapítható. így pl. valamely minisztérium fondjának külön állagai az elnöki és az általános iratok, - decentralizált iratkezelés folytán - az egyes osztályok iratai. A feudális kori megyei közgyűlés fondjában külön állagként kezeljük a közgyűlési jegyzőkönyveket, a közgyűlési (országgyűlési, úrbéri, árvaügyi stb.) iratokat. Utóbbiak szétválasztása korábbi levéltári rendezés során történt. A megyei törvényszék fondjának állagai lehetnek - ugyancsak az iratkezeléstől függően - a polgári perek, büntető perek stb. Kapitalista kori vállalati fondokban a vállalat tényleges ügyintéző funkcióval felruházott szervezeti egységei által önállóan kezelt irategyütteseket tekintjük állagoknak (ilyen szervezeti egységek társas cégeknél az egyes irányító és ellenőrző szervek: közgyűlés, igazgatóság, választmány, végrehajtó bizottság, felügyelő bizottság, továbbá az egyes igazgatási, műszaki, kereskedelmi és számviteli részlegek). Emellett a vállalatok irattárában olykor kialakultak olyan irategyüttesek is, amelyek pusztán a külön iratkezelés alapján számítanak külön állagnak (ilyen pl. a vállalat ún. okmánytára, amelyben a fondképző a működése szempontjából legfontosabb, többnyire jogbiztosító jellegű okmányait gyűjtötte egybe). Az eredeti irattári rend szerinti rendezésnél az állagok kialakítása a fondképző egykori irattári szerkezetének megfelelően történik, vagyis olyan állagokat alakítunk ki, amelyek a fondképzőnél is elkülönültek egymástól. Ha az eredeti irattári rendszertől független, új struktúrát adunk a fondnak, a fondképző szervezetét tekintjük kiindulásnak, az egyes szervezeti részlegeknek megfelelő állagokat alakítunk ki. Ha a fondképző szervezeti fennállásának ideje alatt változott, a legfejlettebb szervezeti tagolódást vesszük alapul, amely általában a fondképző fennállásának utolsó időszakában volt érvényben. Ha töredékes fondokból gyűjteményekjönnek létre, a különböző fondból származó iratok külön állagokba kerülnek.