Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

ruházói, üzemeltetői, sőt az engedélyező hatóságok is. Ma már a korszerű másolási technika lehetővé teszi, hogy a fenti anyagok kellő számban rendelkezésre álljanak. A tervek eredeti történeti szempontból is értékes példányait a tervező vállalatok őrzik. Általában az a gyakorlat alakult ki, hogy a pauszpapíron készült rajzokat alakjuk miatt külön tárolják, míg a szalagos irományfedéllel összekötött csomókban helyezik el a terviratokat. A pauszrajzok egy-egy másolatát a csomókban is elhelyezik, hogy teljes legyen a dokumentáció, és az így kialakított együttest nevezik a terv törzspéldányának. Ha a rajz számítógépen készül, annak egy kinyomtatott, hitelesített, papír alapú változat képezi a tervtárba kerülő törzspéldányt. Ezt akkor is el kell készíteni, ha a megrendelő csak számítógépes adathordozón kéri a terveket. A nyomtatási kötelezettség vonatkozik valamennyi terviratra. A terviratok zavartalan kezelése érdekében valamennyi tervrajzon és terviraton (tanulmány, szakvélemény, költségvetés, műszaki leírások, felmérési jegyzőkönyvek stb.) rajzbélyegzőt kell elhelyezni, melynek a következőket kell tartalmaznia: - a tervet készítő vállalat (intézmény) nevét, - az illető szervezeti egység (tervező iroda) megnevezését, - a megrendelő nevét, - a létesítmény pontos helyét, - a létesítmény szabályos meghatározását, - a tervező és felettese nevét, - a terv készítésének idejét. A tervcsomagokat létesítményenként munkaszámmal (tervszámmal, rajzszámmal) kell ellátni, amit a törzspéldány minden egyes darabjára rá kell vezetni, és tartalomjegyzéket készíteni az egyes munkaszámhoz tartozó dokumentumokról. A jegyzéknek tartalmaznia kell a tervező iroda nevét, a rajz számát, valamint a csomagban található dokumentumok darab szerinti leírását. A terv valamennyi példányában el kell helyezni a tartalomjegyzéket. A munka befejezése után az eredeti pauszokat, azok másolatait, valamint a terviratokat a tervtárnak le kell adni. A tervtár használata A tervtárnak a saját tervezésben készült dokumentumokról kartonos nyilvántartást kell vezetnie. A karton tartalmazza a munkaszámot (rajzszámot), a terv tárgyát, a tervezés évét, a tervcsomagban lévő dokumentációk leírását. A terv módosítását, kölcsönzését, az elkészült