Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)
I. IRATTANI ISMERETEK
fénymásolatok számát a nyilvántartáson kell vezetni, valamint rögzíteni a tervanyagba történt betekintéseket is. Eredeti rajzokat csak tervváltoztatás (tervmódosítás), vagy ismételt felhasználás esetén szabad a tervtárból elvinni. Tervet a tervtárból csak a vállalat dolgozója vehet ki, betekintés pedig rajtuk kívül csak a megrendelő számára lehetséges. Külső szervek részére a tervekbe való betekintés, illetve a tervek kiadása a vállalat felelős vezetőjének engedélyével lehetséges. A javítás céljából a tervtárból kivitt eredeti tervrajzokról - amennyiben arról korábban másolat nem készült - másolatot kell készíteni, és azt eredeti változatként megőrizni. A módosítás, javítás tényét a tervező irodának az eredeti pauszra rá kell vezetni. Az érvénytelen rajzot megsemmisíteni nem szabad, de feltűnően jelezni kell rajta érvénytelenségét. A beruházó- és kivitelező vállalatoknál, az engedélyező hatóságoknál a tervek kezelése hasonlóképpen történik, mint a tervezőknél, azzal a különbséggel, hogy a fenti szervek nem őriznek eredeti pauszokat. A tervek levéltári átvételére a létesítmény átadásától számított 15 év múlva kerülhet sor, de a konkrét átadás időpontját általában az egyes szervek és a levéltárak határozzák meg. Az iratátadáshoz hasonlóan a tervek átadásakor jegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza: - az átadó szerv nevét, - az átvétel időpontját, - az átadott tervek évkorét, - az egyes tervcsomagok munkaszámait. A tervtári iratokkal együtt a levéltár rendelkezésére kell bocsátani a tervtári nyilvántartásokat is, valamint a tervező vállalatoktól a pauszrajzokat is. Amennyiben az egyes tervcsomagokhoz a tervezés során keletkezett leveleket is hozzácsatolták, illetve azokban más selejtezhető iratok is találhatók, azok az átadás előtt a tervcsomagokból eltávolítandók. Termelővállalatok műszaki dokumentumai Nem csak építkezések alkalmával keletkeznek műszaki dokumentumok, hanem különféle gépek, alkatrészek, használati tárgyak, berendezések stb. gyártásánál is. Ezek a műszaki iratanyagok irattípusonként három csoportra oszthatók: - művelettervek, - költségvetések, - műszaki rajzok.
