Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)
I. IRATTANI ISMERETEK
18. kútfő 1 (24. ikt. sz.) stb. 2 (27. ikt. sz.) Az ilyen rendszer szerint végzett iktatásban, irattározásban a levéltáros vagy kezelő csak igen fáradságos és nagy figyelmet kívánó ún. levezetési munka után találhat rá a keresett iratra. Sajnos gyakran előfordul az is, hogy a mutatókönyv vagy az iktatókönyv jelzi az iratok meglétét, de a lajstromkönyvből kiderül, hogy azokat még a hivatal működési idejében kiselejtezték. A polgári korban lényegében valamennyi ma ismeretes iktatási módot használták. A közigazgatás területi szerveinél, a községekben, kisebb városokban, egyesületek iratkezelésében élt a sorszámos forma, és az ennek megfelelő irattározás. Az 1850-től bevezetett reformok egyik újítása a már említett alapszámos iktatás volt, amelyet az 1867 utáni minisztériumokban is következetesen alkalmaztak. Ez a rendkívül logikus módszer az alábbiak szerint épült fel: A hivatal pl. levelet írt K. G.-nek, hogy vagyona alapján a következő, 1876. évre fizessen X nagyságú adót. A kimenő levelet ellátták a 234/1875 iktatószámmal. K. G. öt nap múlva válaszolt, hogy neki nincs annyi vagyona, illetve jövedelme, mint amennyinek az alapján kivetették az adót, tehát fellebbez. Levelét beiktatták a soron következő 278/1875 iktatószámon. Néhány nap, hét múlva a hivatal válaszolt K. G. beadványára, elfogadva vagy elutasítva annak érveit. Ez a levél ismét kapott egy iktatószámot. Pl. 326/1875. K. G. ismét nem tetszését fejezte ki, a hivatal újból válaszolt, és minden egyes levél újabb és újabb iktatószámot kapott. Ez a levélváltás így zajlott mindaddig, amíg meg nem egyeztek, amíg az ügy le nem zárult. Tételezzük fel, hogy a tíz levélváltást megért ügy legegyszerűbb visszakeresési módja az, ha vagy az első levélhez, vagy az ügyet lezáró utolsó levélhez csatoljuk az összes többi, ebben a témában keletkezett aktát, és az egész ügy iratcsomónak vagy az első, vagy az utolsó akta iktatási száma lesz az ún. alapszáma. Ennek megfelelően beszélünk előrehaladó (tehát ha az utolsó aktához csatoltuk a többit), vagy visszafelé haladó (ha az első aktához csatoltuk a megelőzőeket) alapszámos iktatási rendszerről. Az akta vagy akták borító ívét eleve úgy alakították ki, hogy az első oldal lapalján külön rubrikát kapott a kútfő alapszám tárgyév iktatási szám:
