Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

Az alapszámmal kezelt iratok iktatási száma tehát áll a kútfőből (ha van!), az alapszámból, a tárgyévből és az iktatási számból. Az alapszámos iktatás másik formája, amikor az ügymenet több évre is áthúzódik. Ilyenkor az alapszám is külön kap tárgyévet és az iktatási szám is. Pl. a visszafelé haladó rendszer szerint: iktatószám tárgyév alapszám tárgyév 1214/ 1869 34 1869 145/ 1870 34 1869 987/ 1870 34 1869 stb. Ennek az irattározási rendszernek a nagy előnye, hogy gyorsan visszakereshető a teljes ügyirat-csomó, mert a bevezetése utáni első években a mutatókönyvekben feltüntették ugyan az összes iktatási számot, de aláhúzással, kiemeléssel jelezték, hogy a több szám közül melyik az alapszám. Az irattározás az alapszámos rendszerben kétféleképpen történhet: - évek és alapszámok növekvő sorrendjében, - vagy évek (kútfők), tételek, alapszámok szerint. 1867-től a minisztériumok az 1850-es években kialakult rendszert fejlesztették tovább, éspedig kétféle módon: kútfők, tételszámok, alapszámok rendjében, vagy tételszámok és alapszámok rendjében sorolták be irataikat. Az előbbi rendszert alkalmazta a Belügyminisztérium a következők szerint: K 150. 1897-től I. kútfő: Törvény elő készítés 1. tétel: közjog 2. tétel: közigazgatás 3. tétel: rendészet 4. tétel: statisztika 5. tétel: gyámügy III. kútfő: Vármegyei és községi igazgatás 1. tétel: tisztviselők elleni panaszok