Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

A 18. században bekövetkezett változások a helyi hatóságok, megyék, városok iratkezelését sem hagyták érintetlenül. A megyéknél, főként a törökmentes területeken e korra jelentős irathalmaz gyűlt egybe. Néhány megyében, pl. Abaúj, Bars, Liptó, Trencsén, már a 18. század első harmadában az iratok lajstromozásával, rövid tartalmi kivonatokkal találkozunk, melyeket az iratok külzetére írtak. Ez esetek azonban egy-egy tisztviselő egyéni érdemének tulajdoníthatók, és korántsem általános érvényűek. Volt megye, amely iratait a nemesi családok neve szerint betűrendben tartotta, a másik a községek szerinti betűrendben, a harmadik az elöljárók szerint. Voltak megyék, ahol csak az iratokat és jegyzőkönyveket tartották külön, míg másutt a közigazgatási és periratokat elválasztották egymástól. II. József 10 pontos szabályzatot adott ki, amely magában foglalta az iratok mutatózását, rendezését, lajstromozását. 1787 májusától a megyéknek is át kellett térni a tárgyi sorozatok és ezen belül a tárgyi kútfők rendszerére. A közigazgatási és bírósági iratokat következetesen szét kellett választani. Az uralkodó a megyéknél is meghonosította a lajstromozói tisztségét, akinek munkája nyomán a jegyzőkönyvek helyét az iktatókönyv foglalta el. Az uralkodó halálával általában visszatértek a régi rendszerre: sok helyütt a közigazgatási és bírósági iratokat újra egyesítették és felhagytak az iktatással is. Utóbbi pótlására sok megye alkalmazta a közgyűlési iratok jegyzőkönyvi számok szerinti tárolását. II. József uralkodása idején a megyékhez képest a városokban kedvezőbb volt a helyzet; a polgárok bevallásaikat, jogügyleteiket a tanács előtt intézték, a fontos dokumentumok, városi könyvek őrzésére gondot fordítottak. A tisztújításra kiküldött királyi biztosok figyelme az iratokra is kiterjedt, adott esetben pontos utasítást adtak azok lajstromozására, mutatózására. A beérkezett iratokra rövid tartalmi kivonatot (regesztát) és dátumot írtak a városi ügyintézés során. E dátum nem az irat keltét, hanem a bemutatás időpontját jelenti. A később különböző egységekbe osztott iratokat eredetileg együtt kezelték, a beérkezetteket a fogalmazványokkal, lerakásuk már időrendben történt. Iratokról több helyen havi jegyzék készült. Természetesen külön sorozatok is kialakultak: levelezés, végrendeletek, számadások stb. Az iratokon iratkezelési rendszerre utaló jeleket nem találunk. II. József rendelkezéseit a városokban sem hajtották végre következetesen, de az uralkodó halála itt nem okozott különösebb törést. A 18. század végén a lajstromok, mutatók készítésének különböző módjai alakultak ki, de így is megállapíthatunk néhány jellegzetességet. Egyre inkább törekedtek arra, hogy az egy ügyre vonatkozó iratok együtt maradjanak, és gondot fordítottak az eltérő alakú oklevelek, tervek, térképek kezelésére is.