Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

6. Iratkezelés a polgári korban (1850-1945)

Az alapszámos iktatás mellett a 20. század elejétől elterjedtek más módok is. Bevezették az alszámos és a főlajstromszámos iktatást. Az alapelv e rendszerek al­kalmazásánál az volt, hogy a csatolásokat lehetőleg kiküszöbölhessék, de úgy, hogy az azonos ügyek mégis együtt tarthatók legyenek. Az alszámos iktatásnál az első irat önálló iktatószámot kap, és a kimenő vá­lasz is ugyanezen a számon szerepel. A következő iratváltások azonban már az ik­tatószámok alszámaira kerülnek; az ügy egy-egy fázisában keletkezett iratok így az iktatószámnál egybegyűjtve automatikusan együtt maradnak. Ha az alszámok részé­re fenntartott rovatok elfogytak, akkor természetesen új iktatószámot kellett kezdeni. Ezt a módszert először a gyámügyi igazgatásban alkalmazták, mivel itt a levélváltá­sok száma általában előre meghatározható volt. Példánkban is egy ilyen területet mutatunk be: 1907. év Iktatószám és alszám: Tárgy: 37-1 Bozót Jakab keresztnév változtatás kérelme A hivatal válasza, a nyomtatvány el­elküldése 37-2 A nyomtatvány visszaküldése Elutasítás adathiány miatt 37-3 Adatpótlás Határozat a keresztnév változtatásról Az elmondottakból következően ebben a rendszerben egy-egy irat iktatószá­ma a sorszámból, a felhasznált alszámok egyikéből és az évszámból állott; az első alszámot azonban külön nem kellett jelölni. Az alszámon iktatott iratokat kezdetben sorszámaik növekvő rendjében irattározták. Ha egy ügyre több, önálló iktatószámmal rendelkező irat vonatkozott, ezeket csatolni kellett, ami általában előrehaladó rend­szerben történt, de erre természetesen sokkal ritkábban került sor, mint az alapszá­mos iktatás esetén. Ma a közigazgatásban az alszámos iktatás a legelterjedtebb forma. A főlajstromszámos iktatás nagy előnye az, hogy valamennyi, egy-egy ügyben keletkezett irat együttmaradását biztosítja. Az összes többi, eddig megismert iktatási

Next

/
Oldalképek
Tartalom