Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

5. Az egyes szervtípusok iratfajtái

perkönyvet vezetnek. A bírósági kezelőiroda minden beadványt és iratot bejegyez a lajstromba. (Az ügykezdő iratokat a lajstrom soron következő új ügyszáma alatt, az utóiratokat a kezdő irat ügyszámánál kell lajstromozni.) A vállalatok üzleti ügyeinek intézése során keletkező leggyakoribb iratféleség a levelezés. A termeléshez, üzemeléshez szükséges áruk és anyagok beszerzése, illetve a létrehozott termékek értékesítése a vállalati ügyvitel, ezen belül az adminisztráció egyik legfontosabb feladata. A megrendelés tartalmazza a vevő üzletkötési szándékát és az ajánlott feltételeket, ha az eladó válaszlevelében (visszaigazolásában) a feltételeket elfogadja, létrejön a szerződés, amely esetleges utólagos vita során az igazságszolgáltatás alapját képezi. A vállalat terjeszkedése, bővítése, korszerűsítése megköveteli a különböző építési és műszaki tervdokumentáció elkészítését és őrzését. A termelés elképzelhetetlen lenne a termelési folyamathoz kapcsolódó technikai leírások, szabadalmak stb. nélkül, amelyek különböző tanulmányok, illetve hang- és képdokumentumok, videoklippek stb. tartoznak. De - amint az előző fejezetben már említettük - A Társasági Törvény kötelező erővel elő is írja egyes iratfajták készítését, folyamatos vezetését. így mindenekelőtt társasági szerződés (alapszabály) készítését, a cégbírósági bejegyzésre vonatkozó okirat megőrzését, az év végén mérleg vagy vagyonkimutatás készítését stb. Ezen túlmenően a korlátolt felelősségű társaság taggyűléséről, illetve a részvénytársaság közgyűléséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a jegyzőkönyvvezető és két jegyzőkönyv-hitelesítő aláírása hitelesít. A törzsbetétekről, üzletrészekről, a kibocsátott részvényekről, illetve kft. esetében a tagokról pontos nyilvántartást kell vezetni. Valamennyi gazdasági társaság köteles üzleti könyveit pontosan, a számviteli előírásoknak megfelelően vezetni. A részvénytársaság igazgatósága évente legalább egyszer jelentést készít a közgyűlés részére az ügyvezetésről, az üzletmenetről és a tagság vagyoni helyzetéről. Lényegében ugyanilyen dokumentumok vezetését és készítését írja elő a szövetkezetek részére az 1992. évi I. törvény is. A számvitelről szóló 1991. évi XVIII. törvény értelmében a gazdaság minden olyan résztvevője, amelynek működéséről magánszemélyek és jogi személyek tájékoztatást igényelnek, vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről, a naptári év lezárását követően, könyvvezetéssel alátámasztott beszámolót köteles készíteni. E kissé bonyolult megfogalmazás azt jelenti, hogy e kötelezettség a gazdasági társaságok, szövetkezetek, alapítványok stb. mellett valamennyi szervezetre kiterjed, amely az állami költségvetésből gazdálkodik, vagy onnan támogatást kap (az Országgyűléstől