Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
5. Az egyes szervtípusok iratfajtái
A Miniszterelnöki Hivatal fontos feladata többek között a Kormány üléseinek előkészítése és adminisztrálása. E feladata teljesítése során ismét jogszabálytervezetek, előterjesztések, határozatok, emlékeztetők születnek. (A jelenleg érvényes szabályozás szerint a Kormány üléseiről jegyzőkönyv nem készül.) A közigazgatási szervek (központi államigazgatási szervek, illetve helyi önkormányzatok) jellegzetes dokumentuma a később még szóba kerülő előadói ív, amely nem más, mint a beadvány és mellékletei borítója, egyben az ügyirat (akta) része. Az előadói ív előnyomott első oldala az ügy legfontosabb adatainak, illetve egyes iratkezelési mozzanatoknak a nyilvántartására szolgál, a belső oldalakon a „házi" használatra szánt feljegyzések (pro domo), az elintézéstervezet, valamint az ügyintézői és kiadói utasítások találhatók. Az egy ügyre vonatkozó iratok áttekinthető kezelésének, együtt tartásának ezt a hasznos segédeszközét, amely a 19. században honosodott meg a hazai ügyvitelben, az 1950-es években a bürokrácia elleni harc, illetve a papírtakarékosság jegyében ki akarták iktatni a gyakorlatból. Szerencsére az 1960-as évektől ismét általánosan elismerték létjogosultságát, és azóta széles körben használják. A bírósági útra tartozó ügyek általában keresetlevél, panasz, feljelentés, stb. alapján indulnak meg. A keresetlevélben fel kell tüntetni az eljáró bíróságot, a feleknek, valamint a felek képviselőinek nevét, lakóhelyét és perbeli állását, az érvényesíteni kívánt jogot, az annak alapjául szolgáló tényeknek és azok bizonyítékainak előadásával, a bíróság hatásköre és illetékessége megállapításához szükséges adatokat, végül pedig a bíróság döntésére vonatkozó határozott kérelmet. Ha a keresetet szóban terjesztik elő, a kérelmet jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet a bíróság munkatársa és a kérelmező aláírása hitelesít. A keresethez - szükség szerint - okiratokat csatolnak, az eljárás folyamán pedig az akta meghatalmazásokkal, szakértői véleményekkel, tanúkihallgatási jegyzőkönyvekkel, idézésekkel, illetve azok tértivevényével stb. gyarapodik. A bíróság tárgyalásáról szintén jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a jegyzőkönyvvezető és a tárgyaló tanács elnöke aláírásával hitelesít. (Ha a jegyzőkönyv szövege több ívre terjed, az egyes íveket össze kell fűzni.) A tárgyaláson meghozott és kihirdetett határozatot (ítélet, végzés) szintén írásba kell foglalni és annak eredeti példányát a tárgyalási jegyzőkönyvhöz kell fűzni. A bíróságokon a tárgyalások és az ülések nyilvántartására tárgyalási naplót kell vezetni, mégpedig úgy, hogy abból a tárgyalási napok és a tárgyalt ügyek száma, továbbá az egyes ügyekben meghozott határozat lényege kitűnjön. A helyi bíróságokon e célból
