Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

1. Irattani alapfogalmak

Az irattár és a levéltár között szoros kapcsolat van. Annak következtében, hogy a levéltárak az irattárakból alakultak ki, sok nyelvben nincs is külön szó a két fogalom jelölésére. A két intézmény közötti lényeges különbség elsősorban abban jelölhető meg, hogy amíg az irattár egy-egy szerv, legfeljebb a jogelődjének őrzi minden dokumentumát meghatározott ideig, addig a levéltár, a számára meghatározott illetékességi, vagy gyűjtőkörön belül a különféle szervektől átvett maradandó értékű iratokat foglalja magában, éspedig többnyire állandó jelleggel. A közintézmények irattári anyagának maradandó értékű részét csakis az illetékes levéltár jogosult megőrzésre átvenni. Ezt azért is hangsúlyozni kell, mert gyakran támad vita arról, hogy valamely írástermék könyvtárba, múzeumba avagy levéltárba kerüljön-e. Könyvtárba, illetve esetleg múzeumba a széles közönség számára írt könyvek, folyóiratok, újságok, röpiratok, illetve ezek kéziratai tartoznak azok, amelyeknek nincs közvetlen címzettjük. Tehát amíg a könyvtár és a múzeum gyűjti és válogatja gyűjteménye számára az írásos dokumentumokat, addig a levéltár illetékességből átveszi az irattári eredetű iratokat, pontosabban az egyes levéltárak a szervek - törvényben, vagy rendeletben - meghatározott körétől tartozik is átvenni a történeti forrásértékű irataik teljességét. A magyarországi levéltárak kezdetei a 18. század elejére nyúlnak vissza. 1723-ban hozott törvényt az országgyűlés, hogy az ország közállapotaira vonatkozó, vagyis az országgyűlési, államigazgatási és bírósági iratokat az ország közlevéltárában kell elhelyezni. A törvény végrehajtására azonban csak 1756-ban került sor, amikor Pozsonyban felállították az ország levéltárát, az Archívum Regni-t. Az országos méltóságok hivatali iratain kívül ide kerültek - többek között - az országgyűlések iratai, mindazon ügyekre vonatkozó dokumentumok, amivel az országgyűlés foglalkozott. 1874-ben az 1784-től már Budán működő levéltárat újjászervezték. Ekkor vette át több feudáliskori kormányhatóság iratait s megnyitotta kapuját a tudományos kutatók előtt. Ugyancsak 1723-ban hozott törvényt az országgyűlés arról, hogy a megyék a közgyűlések tartására és irataik biztonságos őrzésére megfelelő épületet emeljenek, ide kellett beszolgáltatni a megyei bíráskodásban és az igazgatásban keletkezett iratokat. A levéltárakról, működésükről az elmúlt évtizedekben több törvény, rendelet is intézkedett. Ilyen volt az 1947. évi XXI. te, az 1950. évi 29. sz. törvényerejű rendelet, az 1969. évi 29. sz. törvényerejű rendelet, amelyek a levéltárügy központi irányítása