Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

1. Irattani alapfogalmak

nek meghatározott idő elteltévei az adott szerv valamennyi osztályáról az elintézett iratok. A kézi irattárak valamely osztály, szervezeti egység, tehát meghatározott ügykör és csoportok iratait őrzik, és általában az adott szervezeti egység titkárságán, irodáján vannak elhelyezve. Az iratokat természetesen ilyen esetben is bizonyos idő elteltével a központi irattárnak kell átadni. Az érvényben lévő rendelkezések értelmében az irattárat fenntartó szerv vagy személy feladata: - az iratok nyilvántartásbavétele azok keletkezésének, illetve beérkezésének időpontjában, - ügyviteli és ügykezelési segédletek készítése, - irattári terv készítése és alkalmazása, - az iratok megőrzését biztosító helyiségek és eszközök biztosítása, - a selejtezhető iratok, irattári tételek kiválogatása és levéltári engedély után a kiselejtezésük, - a tartós megőrzést igénylő iratok levéltárnak történő átadása, segédleteikkel és tárolóeszközeikkel együtt, - a szerv megszűnése esetén a teljes iratanyagnak a jogutód részére, annak hiányában a levéltárnak való átadása. Mindezen feladatoknak az ellátásában az irattár - közelebbről a központi irattár - hathatósan közreműködik. Elsőrendű feladatát képezi azonban az adott szerv iratainak az évenkénti összegyűjtése, jegyzékek alapján való átvétele, az irattári jegyzék elkészítése, vezetése, az irattár rendjének kialakítása és megőrzése, a kölcsönzési, szerelési igények kielégítése, az iratselejtezések és a történeti értékű iratok levéltárba átadásának lebonyolítása. A levéltár az az intézmény, amely a maradandó értékű, a folyó ügyintézéssel való közvetlen kapcsolatukat már elvesztett iratok tartós megőrzésének, szakszerű feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítását látja el. Meg kell jegyezni, hogy levéltárnak szoktuk nevezni valamely nagyobb szerv és a felügyelete alá tartozó szervek, vagy egy nagyobb család szervesen összetartozó iratainak öszszességét is (pl. a Belügyminisztérium levéltára magában foglalja a minisztérium, a Külföldieket Ellenőrző Országos Hatóság, az Országos Rendőrfőkapitányság stb. iratait is), de a köznyelvben levéltárnak mondjuk azt az épületet is, amely a levéltári anyag elhelyezésére van rendelve.