Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

1. Irattani alapfogalmak

die Karte - térkép der König - király der Krieg - háború der Leibeigene - jobbágy der Plan - tervrajz der Rat - tanács die Rechnung - számadás die Regierung - kormányzat der Richter- bíró die Stadt- város die Statthalterei - helytartótanács die Urkunde - oklevél die Zunf- céh Az irattár és a levéltár Több olyan iratféleség van (meghívó, prospektus), amelyeket általában nem őrzünk meg, amelyek nem kerülnek irattárba. Ezért azt is szoktuk mondani, hogy csak az irattári jellegű irat tekinthető iratnak. Mint a korábbiakból kitűnik, irattárnak valamely szerv vagy személy működése során létrejött és rendeltetésszerűen nála maradó iratok összességét nevezzük. Irattári jellegű iratok azok az írástermékek, amelyeket valamely szervhez vagy személyhez írtak, amelynek ő (vagy az) a címzettje, illetve azoknak az iratoknak a fogalmazványi vagy támpéldányai, amelyek ezeknek a megválaszolása tárgyában készültek vagy amelyeket saját elhatározásából másoknak írt, továbbá amelyeket saját belső használatára készített és amelyeket megőrzésre érdemesnek tartott. Az irattár elnevezés azonban nem csak valamely szerv vagy személy iratainak összességét jelenti, hanem azt a megfelelően kialakított és felszerelt helyiséget is, amely ezeknek az iratoknak a szakszerű és biztonságos elhelyezésére, őrzésére szolgál. Valamely szerv szervezeti felépítésétől, az alkalmazott iratkezelési rendszerétől függően szoktunk beszélni központi irattárról és kézi irattárról. Amennyiben valamely - többnyire kisebb ügyforgalmú - szerv egyetlen iratmegőrző helye az irattár, ezt nem szoktuk „központi" jelzővel ellátni, egyszerűen csak irattárnak nevezzük. A „központi" irattár elnevezésnek az osztály irattárak léte esetén van értelme. Ide kerül-