Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

Az irattári munka A levéltári iratok tárolásával, kezelésével, állagvédelemmel jegyzetünk egyik zárófejezete foglalkozik. Az ott leírtak jórészt vonatkoznak az irattárakban őrzött iratokra is. így csak a legfontosabb műszaki paramétereket tekintjük át. Irattár nem alakítható ki alagsori helyiségekben, pincékben vagy olyan helyen, ahol víznyomó csövek, szenny vízlevezető csatornák, melegvizes fűtőszálak vezetnek. Az irattári épület, illetve helyiség váz- és tartószerkezete teherbíró legyen. A terhelhetőségi érték minimum 600-700 kp/m

2

, amit a legcélszerűbb 1000 kp/m

2-re, tömör állványozás esetén 1200-1400 kp/m

2-re tervezni. Az irattár a kényelmes munkavégzés érdekében legyen megfelelő méretezésű. A 400-500 légköbméternél kisebb helyiségek nem valók irattáraknak, és az alacsony irattárak raktározási célokra szintén alkalmatlanok. Ha túl magas a helyiség, célszerű galériát építeni. Az ideális raktári belmagasság 2,30-2,50 méter. Papír-alapú dokumentumok tárolására az optimális hőmérséklet 16-18 C°, ami egyedi vagy központi fűtéssel egyaránt biztosítható, 24 C° fölé nem emelkedhet. A hőmérsékleti és légnedvességi viszonyokat úgy kell kialakítani, hogy megakadályozzák vagy legalább csökkentsék a káros fertőzések lehetőségét. 67-70% feletti helyiségben tilos irattárat kialakítani, de a túl száraz irattár sem megfelelő. A 45-55% relatív páratartalmat tekinthetjük ideálisnak. Míg az irodákban 200-250 lux fényerő szükséges, az irattári helyiségek megvilágítása 50-150 lux fényerővel történjék. Ügyelni kell a tűzrendészeti előírások betartására. Az irattárak a „C" tűzveszélyességi kategóriába tartoznak, ahol dohányzás és nyílt láng használata tilos. A tűz- és balesetvédelem érdekében a raktári polcokat úgy kell elhelyezni, hogy a fő közlekedési utak távolsága 120 cm, a polcok közötti hely pedig 80-90 cm legyen. A padlótól és mennyezettől az iratok legalább 10-15 cm távolságban legyenek. A szakszerű irattárolás szervesen összefügg az alkalmazott irattárolási módokkal, mely fektetett vagy függőleges lehet. A fektetett elrendezés előnye a jó helykihasználás, hátránya, hogy az iratok kiemelése fáradságos és több mozgatást igényel. A függőleges elrendezésű irattárolás egyik változata az álló helyzetű. Ilyenkor az iratok kezelése könnyebb, de nem megfelelő a hely kihasználása és iratvédelmi problémák is felmerülnek. Másik változat a függő rendszerű tárolás, mely korszerű, gyors és kényelmes kezelést biztosít, de drága és helyigényes.