Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

Kézi és központi irattárak Kézi (átmeneti, operatív) irattárnak az egy-egy szervezeti egység 2-5 éves, ügyvitelben még gyakorta szükséges iratainak őrzőhelyét nevezzük. Létjogosultsága elsősorban a decentralizált és vegyes iratkezelési rendszerek esetén van. Központi irattáron az iratképző szerv 2-5 évnél régebbi, ügyvitelben már nem, illetve csak ritkán használatos iratainak őrzésére, tárolására megfelelően kialakított helyiség értendő, melyben az iratokat rendezetten, jegyzékelten, egymástól különféle csoportosítások szerint elkülönítetten kell tárolni. A központi irattárból kerülnek az iratok levéltári átadásra, illetve selejtezésre. A kézi irattárban az ott keletkező és oda érkező iratok típusai szerint többféle irattárolási rendszer lehetséges. Irattári tételszámos iratkezelési-irattározási rendszer használata esetében az iratokat a kézi irattárban évek, tételszámok, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében kell tárolni. Igy például egy kiválasztott intézmény valamely szervezeti egységének 2000. évi ügyiratai esetében az alábbi csoportosítás szerint: 101. tételszám 3, 7, 18, 36, 37, 45 iktatószám 105. tételszám 1, 5, 14, 27, 32, 40 iktatószám 176. tételszám 10,25,50 iktatószám 210. tételszám 6, 13, 31, 35, 44, 48 iktatószám 222. tételszám 8, 11, 15, 46 iktatószám A tanácsi, önkormányzati iratkezelésben az iratokat az irattárban rendszerint évek, ágazati betűjelek, ügykörszámok, selejtezési jelek, iktatószámok szerint tárolják, de elképzelhető a kézi irattárban a selejtezési jelek szerinti csoportosítás is. a/ ágazati betűjel ügykörszám selejtezési jel iktatószám A 01 1 16,42,73 A 01 2 7,9,43,50 A 04 2 10,15,72 A 43 0 105,172 A 61 2 13,71,80