Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
8. Iratkezelés napjainkban
meghatározása, illetve a közirat, valamint a közfeladatot ellátó szerv maradandó értékű, illetve a magánirat fogalmának bevezetése. E törvény hatálya a - a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagára, - a tartós állami tulajdonú gazdasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára, - a közlevéltárakban őrzött levéltári anyagra, - a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyagra, - illetve a fentebb fel nem sorolt egyéb szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó értékű iratokra terjed ki. A maradandó értékű iratok kategóriájába tartoznak - a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, - a közfeladatok folyamatos ellátásához, - az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen más forrásból nem, vagy csak nehezen beszerezhető gazdasági, társadalmi politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős iratok. Az Ltv. értelmében a közfeladatot ellátó szerv köteles - a hozzá érkezett vagy nála keletkezett iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba venni, - az irattári anyag áttekinthetőségét segítő nyilvántartásokat iktatókönyv, név és tárgymutató, idegenszám-mutató, felszerelőkönyv, levéltári célra is használható módon vezetni, - a maradandó értékű, illetve a selejtezhető iratokat az ügyintézés során az irattári terv által meghatározott tételbe besorolni, és a tétel számát az iraton feltüntetni, illetve a nyilvántartásba bevezetni, - az elintézett ügyek iratait az irattári terv szerinti bontásban, és azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjében, az iratkezelési szabályzatban előírtaknak megfelelően az átmeneti vagy a központi irattárban elhelyezni, - az irattári tervben előírt őrzési idő letelte után az irattári anyag selejtezhető részét az illetékes levéltár engedélyével selejtezni, - a nem selejtezhető maradandó értékű tételeket a hozzákapcsolódó nyilvántartásokkal együtt, a szerv saját költségén köteles az illetékes közlevéltárnak előre egyeztetett időpontban átadni.
