Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

Az 1997. évi CXL. 102. §-a rendelkezik a közfeladatot ellátó szerv megszűnése, más szervbe történő beolvadása, feladatkörének módosítása esetén követendő teendőkről. Az Ltv. a korábbi 1969. évi 27. sz. tvr.-hez viszonyítva szűkebb körben írja elő kötelezően az iratkezelési szabályzatok kiadását: csak az Ltv. hatálya alá eső szervek részére kötelező. Az Ltv. 10. § (1) bekezdése úgy rendelkezett, hogy a kormány - az Országos Levéltár véleményének kikérésével - a minisztériumok és az országos hatáskörű szervek részére egységes iratkezelési szabályzatot ad ki. Ennek határidejét a Ltv. 35. § (8) bekezdése 1998. december 31-ben határozta meg. 1997. évi CXL. 102. § V/A fejezete (14) bekezdése az egységes iratkezelési szabályzat helyébe „Iratkezelési mintaszabályzat" kiadását rendeli el, valamint elrendeli, hogy a belügyminiszter a helyi önkormányzatok, az ágazati irányítást ellátó miniszter pedig az állami és a helyi önkormányzati intézmények részére a művelődési és közoktatási miniszter által megbízott szakmai testület véleményének kikérésével ad ki iratkezelési minta-, vagy egységes iratkezelési szabályzatot. Az 1997. évi CXL. tv. értelmében a Kormány 1998. március 6-án kelt 40/1998. sz. rendeletével kiadta a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek mintaszabályzatát, melynek alapján előírták a minisztériumi mintaszabályzatok elkészítését 1998. július 31-ig, az egységes és belső iratkezelési szabályzatokét pedig 1998. december 31-ig. A Magyar Országos Levéltár és az illetékes közlevéltárak egyetértési joga az iratkezelési szabályzatok irattári tervek vonatkozásokban, a nem selejtezhető, maradandó értékű irattári tételek kialakítására, illetve a nem selejtezhető iratok megfelelő biztonságos kezelésével összefüggő kérdésekre terjed ki. Az illetékes közlevéltár a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata alapján ellenőrzi a szerv iratainak védelmét, és az iratkezelés rendjét. Az illetékes levéltár képviselője e feladat ellátása során: - beléphet a szerv iratkezelői, irattári helyiségeibe, betekinthet az iratkezelői nyilvántartásokba, s ellenőrizheti az iratkezelés folyamatát, - szaktanácsot ad iratkezelési kérdésekben. A maradandó értékű lezárt ügyek iratait a keletkezés naptári évétől számított 15 év után kell az illetékes közlevéltárnak átadni! A nem közfeladatot ellátó szervekre pl. magántársaságokra, magánvállalatokra nem alkalmazhatók kötelező érvénnyel a Ltv. előírásai. Ezen szervek irattári