Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

7. Iratkezelés 1945-1995 között

Az ügyiratkezelés folyamata lényegesen nem változott az előző szabályozásokhoz képest, de merőben új az irattári jelrendszer, mely az iratok csoportosítását és célszerű tárolását hivatott szolgálni: az ügy típusát, ágazati hovatartozását, selejtezési minőségét kifejező szám- és betűkombinációból áll. Az 1973-as szabályozással kifejezetten az irattári rend korszerű kialakítása volt cél, különös tekintettel arra, hogy ez a jelrendszer kódolható is, tehát alkalmas az ügyintézés számítógépes (mennyiségi és minőségi) vizsgálatára. További előnye, hogy egyszerűbbé, biztonságosabbá vált ezzel az iratselejtezés is. Az irattári jel összetevői a következők voltak: Ügykörszám Ágazati betűjel Selejtezési jel az ügy típusát ágazati selejtezhetőségét, hovatartozását illetve annak idejét mutatja. Például: 28-U-O Hivatalok belső átszervezése 28 = ügykörszám U = ágazati hovatartozás - titkárság 0 = nem selejtezhető 24-E-3 Építési engedélyek elutasítása E = építésügy 3 = selejtezési jel (és nem idő!) A jelrendszeren belül a selejtezési jelet 1-től 6-ig arab számmal jelölték: 1 csoport 2 év után selejtezhető 2 csoport 5 év után selejtezhető 3 csoport 10 év után selejtezhető 4 csoport 15 év után selejtezhető 5 csoport 30 év után selejtezhető 6 csoport 75 év után selejtezhető 0 csoport nem selejtezhető, a hol megadják a levéltárba adás idejét is. Az irattári terv általános és különös részből állt. Az általános rész azokat az ügyfajtákat tartalmazza, amelyek valamennyi vagy több szakigazgatási szervnél is előfordulnak. (Ilyenek pl. az alkalmazási iratok.) Az általános rész ügyköreihez az irattári terv nem adta meg az ágazati betűjelet, hanem azt a betűjelet kellett konkrét