Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
III. Irattári ismeretek
dokumentáció. A terviratok zavartalan kezelése érdekében valamennyi tervrajzon és terviraton (tanulmány, szakvélemény, költségvetés, műszaki leírások, felmérési jegyzőkönyvek, stb.) rajzbélyegzőt kell elhelyezni, melynek a következőket kell tartalmaznia: - a tervet készítő vállalat (intézmény) nevét, - az illető szervezeti egység (tervező iroda) megnevezését, - a megrendelő nevét, - a létesítmény pontos helyét, - a létesítmény szabályos meghatározását, - a tervező és felettese nevét, - a terv készítésének idejét. A tervcsomagokat létesítményenként munkaszámmal (tervszámmal, rajzszámmal) kell ellátni, amit a törzspéldány minden egyes darabjára rá kell vezetni, és tartalomjegyzéket készíteni az egyes munkaszámhoz tartozó dokumentumokról. A jegyzéknek tartalmaznia kell a tervező nevét, a rajz számát, valamint a csomagban található dokumentumok darabszintű leírását. A terv valamennyi példányában el kell helyezni a tartalomjegyzéket. A fenti típusú iratok őrzése a gyárakban sem a kézi irattárakban történik, hanem a tervezés befejezése után a műszaki dokumentumok egy komplett példányát a terv(dokumentációs)-tárban helyezik el. A művelettervek száma a vállalatok adottságai szerint változó. Jellegük szerint lehetnek szokásos minőségű papírlapok vagy kartonlapok. Gyártmányonként, szerelési egységenként rendszerezhetők és ilyen csoportosításban is tárolhatók. Jelenleg is iratgyűjtőkben, gyorsfűzőkben, stb. tárolják. Az esetek többségében elegendő a jelenlegi meglévő iratgyűjtőknek korszerűbb technikai megoldású tárolóeszközökbe való átrakása. Különösen jó megoldásnak látszanak a függő és álló iratgyűjtők kombinációi, valamint a dobozos irattárolás. A költségvetések terjedelmes iratanyagok. Az eredeti vagy fogalmazványi példányokat legcélszerűbb iratgyűjtőkben, gyorsfűzőkben tárolni a tervtárban. Az ezekről készülő másolatokból számos példány marad a vállalatnál. Ezek nagyrészt sokszorosított A/4 méretű papíron írt szövegek, amelyeket egyszerűbb eszközökkel fűznek össze. A költségvetések tárolásánál minden egyszerűbb technikai megoldás használható, hiszen itt az iratok együtt tartásához szükséges iratgyűjtők általában mellőzhetők, ezeket
