Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
III. Irattári ismeretek
általában a mindennapi munkához használják. Ha ezek a használattól olvashatatlanná válnak, a tervtár újabb másolatokat bocsát a felhasználók rendelkezésére. A műszaki rajzok tárolásánál alapvető szabály, hogy külön kell választani az eredeti rajzokat a másolatoktól. Az eredeti pauzok tárolása lehetséges: - tekercsben, - kiterítve fiókban, - függesztett formában. Kezdetben a rajzokat tekercsben tárolták, ma már egyre kevésbé alkalmazzák, mert igen helyigényes. Leggyakrabban a fenti dokumentumok tárolására a fiókos szekrényeket alkalmazzák, amelyekben kiterítve tárolják az iratanyagot. Ezek a szekrények általában fémből készülnek, és zárhatók. A megfelelő méretre készített lapos fiókokban általában 50 rajz helyezhető el. Az eredeti pauzrajzokat nem szabad meggyűrni. Ha a rajzokban gyakori a visszakeresés érdemes alkalmazni a függesztett tárolási módot, ilyenkor a rajzok széleit speciális kemény anyaggal megerősítik és felső részét akasztóhorogra fűzik. A rajzmásolatokat legjobb A/4-es méretre összehajtani, és így szalagos fedőlemezekkel összekötve, csomókban polcokon tárolni. A darabszintű rendezés alkalmával csak akkor készül külön, minden egyes iratot leíró segédlet, ha különlegesen értékes dokumentumokról van szó. Ilyenek például a térképekhez készült katalógusok, irat- és tervjegyzékek stb. Vannak azonban az irattárban olyan segédletek is, melyek valamennyi, bármely szinten rendezett iratanyagra vonatkoznak. Közülük megemlítendők az ún. szervtörténeti tájékoztatók, melyek az iratanyag alapján a fondképzőről való tájékoztatást szolgálják. A tájékoztató azon fontosabb szabályzatok, ügyrendek, szervezeti és működési szabályzatok, vezérigazgatói utasítások stb. alapján készíthető, amelyek a szerv történetére, felépítésére vonatkoznak. A szervtörténeti tájékoztató vonatkozik a jogelőd szervekre is, főbb részei a következők: - A jogelőd szerv adatai: - alapító rendelet, - szervezeti felépítése, működésére vonatkozó szabályok, - megszüntetésére vonatkozó rendelet, - az iratanyag átadásával kapcsolatos rendelkezések és jegyzőkönyvek.
