Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

iratfelvonó, páternoszteres irattovábbító) a dokumentumok gyors továbbítását célozzák. Az irodai ügyvitelben a másolás és sokszorosítás gyakori kiegészítője az irodai, ül. nyomdai kötészet. Eszközei sokfélék. Közülük jól ismertek a különféle teljesítményű lyukasztó-, tűző-, fűző-, vágó-, kötő- és ragasztógépek. Iratmegsemmisítésre kis és nagy teljesítményű iratdaráló eszközöket használnak. Az irodai ügyvitel automatizált rendszere csak akkor környezet- és felhasználóbarát, ha gépi eszközei tartósak és kis energiafogyasztásúak, ha zajmentesen működnek, ha nem szennyezik a környezetet, ha szervízelésük és alkatrészpótlásuk nem túl gyakori, ha működtetési költségeik alacsonyak. A gépesített ügyviteltechnikának az emberi munkavégzést kell stresszmentessé és harmonikussá tennie, végeredményében megkönnyítenie. Az ügyviteli munkát szabályozó dokumentumok: szervezeti és működési szabály zatok és mellékleteik Minden szervezet létrejöttét követően kialakítja szervezetét és meghatározza működésének alapelveit. Ezek rögzítésére szolgál az előbbiekben említett szervezeti és működési szabályzat, amelynek összeállítását jogszabály vagy a létrehozó szerv rendeli el. Az is előfordulhat, hogy maga a jogszabály állapítja meg a létrehozott szerv szervezetére és működésére vonatkozó szabályokat, különösen azon szervek esetében, amelyek a demokratikus államberendezkedés szempontjából fontosak. A szervezeti és működési szabályzatok minden szervnél a jogszerű és hatékony működés alapfeltételei. Testületekként működő szervek esetében a szabályzatot ügyrendnek nevezik, ami azonban nem azonos az egyes hivatalok vagy szervezeti egységek ügyrendjével. Az állami szervek rendszerében elhelyezkedő központi és területi szervek feladat- és hatáskörét minden esetben jogszabály állapítja meg. A szervezeti és működési szabályzat tulajdonképpen ezeknek a jogszabályoknak a végrehajtási utasítása. Az egyes szerveknek a feladatok ismeretében úgy kell szervezetüket kialakítani, hogy azok végrehajtása szakszerű és hatékony legyen. Amint már említettük, a legfontosabb központi szervek szervezetéről és működéséről magas szintű jogszabályok rendelkeznek, ezek közül néhányat kiemelnénk. Az Országgyűlésnél maga az Alkotmány írja elő (24. § /4/), hogy az Országgyűlés ügy-