Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

A telexek és telefaxok kezelését a szervek külön rendelkezésekben szabályozzák. Az így keletkező (érkezett és elküldött) dokumentumokat az iratkezelés általános szabályai szerint kezelik, azokat csatolják az ügyiratokhoz. Nagy tömegű telexek, telefaxok esetén külön nyilvántartást vezetnek, és azokat az irattári terv külön tételébe sorolják. Ezek a dokumentumok azonban könnyen hamisíthatók, időállóságuk is rendkívül rövid. Nem azonos értékűek az eredeti dokumentumokkal, amelyekről készültek, csupán csak másolatok. Kezelésük iktatott iratként szerfelett problematikus. A telexek és faxok valójában csak egy gyors és speciális munkaeszköz papíron megjelenő termékei, amelyek ugyan információhordozók, de tartósan nem őrizhetők meg. A telex- és telefaxgépeknél ma már sokkal korszerűbb ügyviteli eszközök a számítógépek. Az ügyintézésben munkaeszközként — az információk rögzítésére — gyakran használnak diktafont és magnetofonkészüléket. A működtetésük során keletkező magnetofonszalagok épp úgy információhordozók, mint a hagyományos papíralapú iratok. Az említett készülékek használatának célja elsősorban a fárasztó gép- és gyorsítói munka kiváltása, a minél pontosabb információrögzítés. A hangszalagokra felvett hanganyagot azonban le kell írni (emlékeztetőkben, összefoglalókban, jegyzőkönyvekben stb.) és hitelesíteni, mivel a magnetofonszalagokon rögzített felvételek könnyen hamisíthatók. Amíg a leíró és hitelesítő műveletre nem kerül sor, a hangszalagokat természetesen gondosan meg kell őrizni, és rendszeres átjátszásukról, megfelelő tárolásukról intézkedni kell. Egyéb ügyviteli segédeszközök Az ügyvitelben széleskörűen használnak levélhajtogató és borítékoló gépeket. Ezek kézi és elektromos működtetésűek lehetnek. Az utóbbiak óránként 3500-4000 db levelet is borítékolnak. A borítékok tömeges címzése megvalósítható közvetlen gépi borítékcímzéssel, például megfelelő nyomtató alkalmazásával vagy számítógéppel (helyenként ablakos boríték használatával), de számítógépes Öntapadós címkekészítéssel is. A bélyegek kézi ragasztását váltják ki a postai engedéllyel működtetett ún. bérmentesítő gépek. Számláló berendezésük rápecsételi a borítékra a bérmentesítési díjat, és összegzi a bélyegzett értékeket is. A kézi és gépi levélbontók a borítékbontást könynyítik meg. A borítékszegélyek levágására szolgálnak. A különféle mechanikus és elektromos irattovábbító berendezések (csőposta, végtelenített szállítószalag, iratcsúszda,