Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

szerüsíti az ügyvitelt, csökkenti a helyhiányt (a papíralapú dokumentumokkal szemben 90-95%-os helymegtakarítást biztosít), hosszú őrzési időt garantál, növeli az őrzésbiztonságot, előmozdítja az állagvédelmet, megfelelő nyilvántartás mellett gyors visszakeresést tesz lehetővé, egyszerűsíti a kölcsönzést és postázása is olcsóbb. A mikrofilmes dokumentációs rendszer alkalmazása a szervek ügyviteli igényeinek függvénye. A mikrofilm tulajdonságai révén helyettesítheti az eredeti iratokat. Ügyviteli célú alkalmazását azonban szigorú előfeltételekhez kötik. A Minisztertanács Tanácsi Hivatala elnökének 1/1982. MT TH sz. utasítása a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól ezért foglalkozott részletesen a mikrofilmezés követelményrendszerével. Előírta a megfelelő minőségű és kellő számú gépi berendezés meglétét, az alkalmazandó mikrofilm-technológia gondos és előzetes szabályozását, a megfelelő minőségű anyagok használatát, az előkészítés, a feldolgozás, a nyilvántartás, a raktározás stb. szabályozását. A mikrofilmfelvételeket különféle mikrofilmfelvevő berendezésekkel készítik. A folyamatos rendszerű 16 mm-es felvevőkamerák, amelyeket általában ügyviteli célú mikrofilmezésre használnak, lehetnek 16 mm-es és/vagy 35 mm-es, tekercsfilmmel működő, szakaszos rendszerű kamerák, amilyeneket a könyvtárak és a levéltárak használnak. A mikrofiche-felvevő készülékek A/6 méretű síkfilmmel vagy 105 mm-es tekercsfilmmel működnek, amelyeket 105x148 mm-es méretű mikrofilmlapokra darabolnak. Ezeket főként kórházakban alkalmazzák. Ismerünk olyan tekercsfilmmel vagy mikrofilm-lappal működő felvevő készüléket is, amely egyúttal kidolgozza a felvételeket. A mikrofilm-leolvasó készülékek a szabad szemmel nem olvasható mikromásolatok olvasását teszik lehetővé. Vannak csak tekercsfilm, csak mikrofiche, de vannak mindkettő olvasására alkalmas kombinált készülékek is. A legmodernebb kódjeles kereső-berendezésekkel felszereltek. A leolvasó készülékek lehetnek transzparens rendszerűek, amelyeknél a képet homályos üvegű, fényáteresztő képernyőre vetítik vagy reflexiós rendszerűek, amelyeknél a kép fényt át nem engedő képernyőre vetül. A mikrofilm-leolvasó készülékek egyúttal nagyító berendezések. A vetített képnagyság változó méretű lehet. Egyes típusok a negatív mikrofilmekről pozitív másolatok készítésére nagyított méretben is alkalmasak.