Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

A számítógépek A számítógépek a legkorszerűbb ügyviteli eszközök. Magyarországon az 1960as évektől terjedtek el. A professzionális számítógépek mellett kifejlesztett személyi számítógépek (PC-k) munkahelyi és otthoni használatra egyaránt alkalmasak. Az 1920as évektől megjelenő első elektroncsöves számítógépek még nagyméretű, sok energiát fogyasztó és lassú műveleti sebességű gépek voltak, jóllehet már valamennyi adatot befogadtak, és képesek voltak azokkal különféle műveleteket végezni. Az adatok és műveleti parancsok betáplálásával alakult ki a programozás. Az 1950-es évek elejétől színre lépő tranzisztoros számítógépek mérete, energiafogyasztása, előállítási költsége már lényegesen kedvezőbb, műveleti sebességük gyorsabb volt. Az integrált áramkörök feltalásását követően jelentek meg az integrált áramkörös számítógépek. A mikroprocesszorok alkalmazása további méret- és árcsökkenést váltott ki. A mikroprocesszoros számítógépeket nagyfokú modularitás és rendkívül gyors műveleti sebesség jellemzi. Ujabb típusai egyre korszerűbbek. Elterjedtek a hordozható számítógépek (laptopok, notebook-ok, pocket-ek stb.), megjelentek a digitális titkárok (PDA = personal digital assistant). A multimédiás PC-ket felváltó kommunikációs PC-k kiválóan alkalmasak hálózati, valamint hálózaton kívüli működésre, és a számítógépes műveletek elvégzésén kívül lehetővé teszik a tévézést, a videotelefonálást és az internetezést (PCTV-k) is. Mind inkább teret hódít a számítógépes telefónia, amelyben az emberi hangot digitalizálják, majd azt újólag visszanyerik. A gyorsan fejlődő telekommunikáció egyre nagyobb szerephez jut az ügyintézésben. A számítógépek robbanásszerű fejlődése és hálózati működése során született meg az elektronikus posta (E-mail), alakultak ki az elektronikus üzenetközvetítő és kezelő rendszerek. Az elektronikus levelezés megjelenése forradalmi változásokat indított el a hagyományos iratkelésben. Az emberiség egy újtípusú információs kultúra elsajátításának kezdetén áll, amelynek során az elektronika — valamennyi ügyviteli tevékenységet átfogó — új munkatechnológiát és új technikai infrastruktúrát hív életre. Az új ügyviteli munkatechnológia természetesen csak fokozatosan alakul ki, ill. alakítható ki, és csak lépésről lépésre szorítja ki a hagyományos ügy viteltechnikai eszközöket. A hálózati nagykapacitású központi servergépek hatalmas mennyiségű és különféle keletkezésű adat (szöveg, kép, hang) egyidejű kezelését, tárolását és párhuzamos és egyidejű