Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

stb. A felsorolást szinte a végtelenségig lehetne folytatni. Nem nehéz belátni, hogy irataink megőrzéséhez — olykor még egy egyszerű bolti blokk bizonyos ideig való megőrzéséhez is — elemi érdekünk fűződik. A saját irattárunkban őrzött iratfajták számbavétele azonban azt is világossá teszi, hogy más kezelést, „megbecsülést" igényel az egyik és másfélét a másik. Ezért célszerű már keletkezésük időpontjában külön dossziéban (külön fiókban) gyűjteni az anyakönyvi kivonatokat, a tanulmányaink befejezését igazoló okleveleket, az ingatlanokra, értéktárgyakra vonatkozó okmányokat, a munkaviszonyunkra, társadalombiztosítási jogosultságunkra, egészségi állapotunkra vonatkozó alapvető dokumentumokat, amelyek egész életünket végigkísérik. Irataink egy másik csoportja, például a műszaki cikkek jótállási jegyei, műszaki leírásai szintén hosszabb ideig megőrzendők, de az eszközök lecserélése után további őrzésüknek már nincs értelme. Ezeket is érdemes tehát külön gyűjteni, s ennek megfelelően időről-időre kidobni a feleslegessé vált irományokat. Végül — a fenti példánál maradva — kettő-öt évig a különböző szolgáltatók számláit, a banki átutalások bizonylatait is őriznünk kell, hiszen a szolgáltatóval támadt vitánk esetén csak ezek felmutatásával érvényesíthetjük jogainkat. Hosszabb időszakon keresztül való megőrzésük azonban éppenséggel akadályozná a kívánt cél elérését, hiszen a rövidesen felhalmozódó irattömegben esetleg éppen a szükséges számlákat nem találnánk meg. Ezeket tehát célszerű eleve időrendben lerakni, s viszonylag rövid időközönként átselejtezni. Egyes iratféleségek készítését, rendszeres időközönként való aktualizálását, mások folyamatos vezetését az államigazgatási szervek, bíróságok, önkormányzatok, vállalatok és társadalmi szervezetek részére esetenként kötelező erővel írják elő a törvények. Más, az adott feladat, célkitűzés megoldását adekvát módon segítő iratféleségek vezetése, készítése az írásbeliség évszázados gyakorlata során alakult ki, s ezeket az egyes szervek saját jól felfogott érdekükben készítik és őrzik meg. Általában azt mondhatjuk, hogy keletkezése pillanatában minden irat fontos (különben nyilván nem is készítenék el) akár egy vállalati közgyűlési jegyzőkönyvről, akár üzleti szerződésről, kisebb vagy nagyobb értékű megrendelésről, számlakivonatról vagy bármi egyéb „esemény", tény (pl. az alkalmazott munkahelyi jelenléte) dokumentálásáról van szó. A legnagyobb mennyiségű irat alighanem a közigazgatási szervek (a központi kormányzati szervek és helyi önkormányzatok) működése során keletkezik. Mint az államigazgatási eljárásról szóló fejezetben részletesen tárgyaltuk, az eljáró hatóság az