Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

ügyfél kérelmét — amennyiben nem írásban adta elő — jegyzőkönyvbe foglalja. A kérelmet jogszabályban meghatározott esetekben erre a célra rendszeresített nyomtatványon kell benyújtani. Az ügy intézése során az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról és a szemle lefolytatásáról szintén jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvet a meghallgatott személy, az ügyintéző és a jegyzőkönyvvezető aláírása hitelesíti. Az ügyet általában határozattal kell lezárni. Az államigazgatási szerv tény, állapot vagy egyéb adat igazolására hatósági bizonyítványt, az ügyfél adatainak rendszeres igazolására pedig hatósági igazolványt ad ki (a szerv irattárában természetesen nem ezek, hanem csak tervezeteik, esetenként fogalmazványaik maradnak). Az állampolgárok főbb adatainak, illetve ezek változásainak (születés, házasság, elhalálozás) hivatalos nyilvántartására és tanúsítására hatósági nyilvántartókönyvet, azaz anyakönyvet vezetnek. Választások kitűzését követően választókerületenként, azon belül szavazókörzetenként össze kell állítani a választásra jogosultak névjegyzékét. Természetesen ezen túl is többféle nyilvántartást kell vezetni: például az önkormányzat ingatlan és ingó vagyonáról, a területén lévő közművekről, az esetleg még tulajdonában levő lakásokról stb. Nyilvántartást kell vezetni a kiadott vállalkozói igazolványokról, regisztrálva azok esetleges későbbi visszavonását, vagy visszaadását is. Az önkormányzatok természetesen nem csupán passzív szereplői a közigazgatásnak, hanem meghatározott célkitűzések jegyében aktív alakítói, irányítói is a helyi vagy területi közösségnek. A képviselőtestület a törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá törvény felhatalmazása alapján annak végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot. A képviselőtestület üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni, amely a megjelent képviselők és meghívottak nevét, a táragy alt napirendi pontokat, a tanácskozás lényegét és a hozott határozatokat tartalmazza. A jegyzőkönyvet a polgármester és a jegyző aláírása hitelesíti. A központi államigazgatási szervek iratai között természetesen ritkábban fordulnak elő az egyes állampolgárok ügyeinek intézésével összefüggésben ismertetett irattípusok. Annál inkább jellemző az egyes jogszabályok előkészítésével, mások módosításával kapcsolatos iratok (jogszabálytervezetek) keletkezése, beleértve a más tárcák tervezeteire adott véleményeket, állásfoglalásokat is. A miniszter és a politikai államtitkár fontos feladata az Országgyűléssel (beleértve a parlamenti bizottságokat is) való kapcsolattartás, amelyben általában külön minisztériumi részleg segíti őket. Ezzel össze-