Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

Az iktatás és az irattározás a csoportszámos iratkezelés esetében is megközelítően a közigazgatási számrendszerrel bevezetett módon történt. A csoportszámos iktatás kötelező alkalmazását 1956-ban megszüntették, s az iratkezelés szabályozását az ágazati főhatóságokra bízták. Sokféle, és az igazgatás, az ügyintézés igényeit alig figyelembe vevő, többnyire igen egyszerű iratkezelési rendszerek honosodtak meg az egyes intézményeknél. Meg kell jegyezni végül, hogy a számítógép, a fax megjelenésével jelentős módosuláson megy keresztül napjainkban az irattan is, hiszen az ismertetett iratvizsgálati szempontok alapján nehezen értelmezhető a winchester, a lemez, a számítógép képernyőjén megjelenő vagy a kiírt, a kinyomtatott szöveg, de már a fax-szöveg is. Az oklevéltan és az aktatan után valószínűleg az irattan új fejezetének megoldásra váró problémái elé kerültünk. Az irattár és a levéltár Több olyan iratféleség van (meghívó, prospektus), amelyeket általában nem őrzünk meg, amelyek nem kerülnek irattárba. Ezért azt is szoktuk mondani, hogy csak az irattári jellegű irat tekinthető iratnak. Irattárnak, latin szóval regisztraturának valamely szerv vagy személy működése során létrejött és rendeltetésszerűen nála maradó iratok összességét nevezzük. Irattári jellegű iratok azok az írástermékek, amelyeket valamely szerv vagy személy iratnak, amelynek ő (vagy az) a címzettje, illetve azoknak az iratoknak a fogalmazványi vagy támpéldányai, amelyek ezeknek a megválaszolása tárgyában készültek, vagy amelyeket saját elhatározásából másoknak írt, továbbá amelyeket saját belső használatára készített, és amelyeket megőrzésre érdemesnek tartott. Az irattár elnevezés azonban nem csak valamely szerv vagy személy iratainak összességét jelenti, hanem azt a megfelelően kialakított és felszerelt helyiséget is, amely ezeknek az iratoknak a szakszerű és biztonságos elhelyezésére, őrzésére szolgál. Valamely szerv szervezeti felépítésétől, az alkalmazott iratkezelési rendszerétől függően szoktunk beszélni központi irattárról, kézi irattárról.