Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

Az érvényben lévő rendelkezések értelmében az irattárat fenntartó szerv vagy személy feladata: - az iratok nyilvántartásbavétele azok keletkezésének, illetve beérkezésének időpontjában, - ügyviteli és ügykezelési segédletek készítése, - irattári terv készítése és alkalmazása, - az iratok megőrzését biztosító helyiségek és eszközök biztosítása, - a selejtezhető iratok, irattári tételek kiválogatása és levéltári engedély után a kiselejtezésük, - a tartós megőrzést igénylő iratok levéltárnak történő átadása, segédleteikkel és tárolóeszközeikkel együtt, - a szerv megszűnése esetén a teljes iratanyagnak a jogutód részére, annak hiányában a levéltárnak való átadása. Mindezen feladatoknak az ellátásában az irattár — közelebbről a központi irattár — hathatósan közreműködik. Elsőrendű feladatát képezi azonban az adott szerv iratainak az évenkénti összegyűjtése, jegyzékek alapján való átvétele, az irattári jegyzék elkészítése, vezetése, az irattár rendjének kialakítása és megőrzése, a kölcsönzési, szerelési igények kielégítése, az iratselejtezések és a történeti értékű iratok levéltári átadásának lebonyolítása. A levéltár az az intézmény, amely a maradandó értékű, a folyó ügyintézéssel való közvetlen kapcsolatukat már elvesztett iratok tartós megőrzésének, szakszerű feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítását látja el. Meg kell jegyezni, hogy levéltárnak szoktuk nevezni valamely nagyobb szerv és a felügyelete alá tartozó szervek, vagy egy nagyobb család szervesen összetartozó iratainak összességét is (például a Belügyminisztérium levéltára magában foglalja a minisztérium, a Külföldieket Ellenőrző Országos Hatóság, az Országos Rendőrfőkapitányság stb. iratait is), de a köznyelvben levéltárnak mondjuk azt az épületet is, amely a levéltári anyag elhelyezésére van rendelve. Az irattár és a levéltár között szoros kapcsolat van. Annak következtében, hogy a levéltárak az irattárakból alakultak ki, sok nyelvben nincs is külön szó a két fogalom jelölésére. A két intézmény közötti lényeges különbség elsősorban abban jelölhető meg, hogy amíg az irattár egy-egy szerv, legfeljebb a jogelődjének őrzi minden dokumentu-