Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
I. Igazgatási ismeretek
a pro domo feljegyzést, az elintézés-tervezetet és a kiadmányt), de mint az előzőekből kitűnik, bizonyos szempontból ide sorolható az iktatókönyv és mutatókönyv is. (ad 9.) Az iratokat a bennük foglalt adatok értéke alapján három csoportba szoktuk osztani: megkülönböztetünk maradandó értékű iratokat, ügyviteli értékű iratokat és történeti értékkel nem rendelkező, de ügyviteli értéküket is elvesztett, selejtezendő iratokat. Maradandó értékű az az irat, amely a társadalmi, gazdasági, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaz. Ügyviteli értékű az az irat, amely az adott szerv folyamatos működéséhez nélkülözhetetlen. Ezek egy része tartósan megőrzi ezt a jellegét, és állandó használatra a létrehozó szervnél vagy személynél marad. Ilyenek elsősorban az ügyvitelben tartósan használt nyilvántartások: telekkönyvek, anyakönyvek, rendőrségi nyilvántartások, bizonyos statisztikák, székház alaprajzai. Az irattári iratok egy harmadik csoportját képezik azok, amelyeknek nincs maradandó (pl. történeti) értékük, és bizonyos idő elteltével ügyviteli szempontból is értéküket vesztik (készletnyilvántartások, munkaügyi iratok, részjelentések stb.). Ezek — szigorú szabályok betartásával — kiselejtezésre kerülnek. * * * Az irattan fogalomkörébe azonban nem csak az egyes, az egyedi iratok vizsgálata tartozik, hanem az egyes szervek, intézmények, egyes személyek által létrehozott, szervesen kialakult irategyüttesek használatának, működtetésének, az iratkezelésnek a kérdésköre is. Iratkezelésen az irat készítését, nyilvántartását, segédletekkel való ellátását, a tájékozódás és a selejtezhetőség megkönnyítése szempontjából való rendszerezését, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenységet értjük. Mindezeket a kérdéseket az elmúlt évszázadokban különböző módon oldották meg, az iratkezelésnek tehát hosszú fejlődéstörténete van, ami az egyes civilizációk, országok szerint is bizonyos eltéréseket, fáziskülönbségeket mutat. Az iratkezelés magyarországi története nagyjából követte az általános európai fejlődést.
