Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

A hazai iratkezelés története A magyar írásbeliség kezdetén a viszonylag kisszámú és főleg jogbiztosító oklevelekből álló iratokat a Kincstárban: ládákban, zsákokban őrizték. III. Béla király 1181ben kelt oklevelében írta elő az ügyek rendszeres írásos intézését. A létrehozott királyi kancellárián, majd az egyházi és világi hatalmak által létesített kancelláriákon az általuk kibocsátott vagy kézhez kapott fontos iratokat könyvekbe másolták. Később, az írásbeliség tömegesebbé válásával az iratokat többnyire csak kivonatolt formában jegyzékeitek, latin szóval regisztrálták. A kancelláriákon kialakult irategyüttest regisztraturának, mai szóhasználattal irattárnak nevezték. Ezekben a regisztraturákban azonban tagolatlan sorozatban, legfeljebb időrendben helyezkedtek el az iratok. A fejlődés egy későbbi szakaszában, a XVI. századtól kezdték külön csoportosítani a rendeleteket, a felsőbb helyről érkezett leiratokat, külön csoportokat alakítottak ki a fontosabb levelezőpartnerek irataiból, időrendbe helyezték el és jegyzékeitek az iratokat. Az így kialakított tagolt iratsorozatokban is külön helyezték el azonban a beérkező iratokat — és külön sorozatot képeztek a kimenő iratokból, tehát például egy adott rendelet és a rendelet végrehajtása tárgyában keletkezett iratok külön-külön sorozatokban, úgynevezett unilaterális (egyoldalú) sorozatokban helyezkedtek el. Az egy ügyben való tájékozódás, a vonatkozó iratok visszakeresése ezért nehézkes volt. A kellemetlen tapasztalatok alapján a XVIII. század második felétől kezdték egymás mellett őrizni az egy ügyre vonatkozó beérkező és kimenő iratokat, így alakultak ki a bilaterális (kétoldalú) sorozatok. Ezzel szinte egyidőben vezették be az egyes központi kormányszerveknél az iktatást, vagyis azt, hogy az egyes iratváltások iratait számmal látták el, tehát azt, hogy ugyanazon a számon tartották nyilván a beérkező iratot, valamint az arra adott választ, és így helyezték el őket az irattárban is. A kormányszervek egy részénél az egyszerű számrendszer szerinti iktatást és irattározást vezették be, más kormányszerveknél viszont ügyágazatok szerinti iktatást és irattározást alkalmaztak. Ez utóbbi azt jelentette, hogy az egyes ügyágazatok (ügykör csoportok) számára külön számkontingenst tartottak fenn az iktatókönyvben, s ennek megfelelően, úgynevezett tárgyosztályok szerint történt az irattározás is. Ez volt az a korszak, tehát a XVIII. század második fele, amikor a kormányzat ráébredt arra, hogy az iratok őrzése, visszakereshetősége nem csak az egyes ügyek inté-