Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

értelműen megállapítható, hogy nem az irat eredeti példányáról van szó. A másolatnak több fajtája van, ilyen az átírt irat, a hasonmás vagy fakszimile, az egyszerű másolat, a hiteles másolat, a kivonatos másolat, az egykorú és a késői másolat. Az átírt irat olyan másolat, amely egy későbbi iratnak, az átíró iratnak a szövegébe van beágyazva. Ez a középkorban a hiteles másolat készítésének általános gyakorlata volt. A hasonmás vagy fakszimile a lemásolt irattal forma szerint is mindenben megegyező másolata. Ezt nyomdatechnikai eljárással, fényképezés útján, fénymásolással, újabban számítógéppel vagy hologrammal is lehet készíteni. A szöveghű másolat az eredeti szövegét adja vissza, formáját nem. Ez készülhet kézírással, gépírással, vagy más eszközzel. Ennek egyik válfaja a betűhív másolat, ami főleg régi kéziratok nyelvészeti szempontból való feldolgozásakor bír jelentőséggel. A teljes másolat a másolt irat szövegét kihagyás nélkül rögzíti; a kivonatos másolat viszont a lemásolt iratnak csak egyes részeit tartalmazza. Az egyszerű másolaton nincs hitelesítés. A hiteles másolaton viszont hitelesítési záradék szerepel, amelyben az arra illetékes szerv, vagy személy azt bizonyítja, hogy a másolat a hol található iratról, milyen eszközzel készült, mennyire egyezik a lemásolt irattal. Kivonatos másolat esetében azt is feltünteti, hogy milyen terjedelmű a kivonat, az eredetinek mely részeit tartalmazza. Ez alatt szerepel a keltezés, az aláírás és a hitelesítő szerv bélyegzőlenyomata. A hitelesítést okmányok esetében közjegyző végzi. Valamely szerv információs célból társintézményeinek szánt másolataira viszont gyakran mindössze annyit írnak, hogy "A másolat hiteles", s mellette csak a dátum, az aláírás és a szerv bélyegzőlenyomata szerepel. Az egykorú másolatok általában elsősorban ügyviteli érdekeket szolgálnak és többnyire hitelesítettek, míg a kései másolatok jórészt tudományos célokra készülnek és többnyire egyszerű másolatok. Hiteles iratnak azt tekintjük, amelyet az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. Ez tehát általában a tisztázat vagy a fogalmazvány, de ilyennek minősül a hitelesített másolat is. Hamisítvány ezzel szemben olyan irat, amelyet nem az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. Mind a hiteles irat, mind a hamisítvány tartalmazhat valós és valótlan adatokat. Az irattani hitelesség nem azonos a történeti hiteleséggel. (ad 8.) Az iratok funkciója szerint megkülönböztetünk ügyviteli iratokat és ügykezelési iratokat. Az ügyviteli iratok az érdemi ügyintézésben játszanak fontos szerepet. Ezekhez soroljuk az iktatmányt, a mellékletet, a csatolmányt, az előadó ívet (ezen belül