Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

kezelési utasításokat, azok végrehajtását rögzítő feljegyzéseket is tartalmazza. (ad 7.) Az iratot, mint az írásbeli ügyintézés termékét keletkezése szempontjából az ún. genetikus irattan vizsgálja. Ebből a szempontból megkülönböztetünk beadványt és kiadmányt, fogalmazványt és tisztázatot, eredeti és másolt iratot, hiteles iratot és a hamisítványt. Összefoglalóan ezeket iratfajtáknak is szoktuk nevezni. Beadványnak azt az iratot nevezzük, amely valamely szervhez vagy személyhez érkezik, amelyet hozzá intéztek. Ez rendszerint egyszersmind eredeti aláírással ellátott tisztázat. Kiadmánynak azt az iratot nevezzük, amelyet valamely szerv vagy személy elküld. Az elküldött kiadmány is az arra jogosult személy, vezető aláírásával ellátott tisztázat. Mind a beadványnak, mind a kiadmánynak ott van a rendeltetésszerű helye, ahová címezték és küldték és nem ott, ahol keletkezett. A fogalmazvány egy másik irat, rendszerint a kiadmány elkészítését szolgálja. Többnyire javítások, kiegészítések láthatók rajta, s erre írja az illetékes vezető a letisztázásra vonatkozó engedélyét. A fogalmazványt többnyire az előadóívre írják. Újabban azonban gépírással vagy számítógéppel leírt kiadmány esetében nem készül fogalmazvány, ilyenkor a kiadmány másodpéldányát őrzi meg az iratképző fogalmazvány gyanánt, irattári támpéldánynak. Az ilyen fogalmazványként elhelyezett másolat rendszerint különbözik valamiben az elküldött tisztázattól: többnyire csak kézjegy és nem aláírás szerepel rajta, nem látják el bélyegzőlenyomattal. A fogalmazvány belső ügyviteli irat, amely oda tartozik, ahol keletkezett. A tisztázat valamely irat végleges formája. Rendszerint cégjelzéses (fejléces) levélpapírra írják, javítások nincsenek a szövegében. A keletkeztető szerv arra jogosult vezetőjének aláírásával, bélyegzőlenyomattal és keltezéssel van ellátva. Rendeltetésszerű őrzőhelye a címzett irattára. Eredeti iratnak — a másolattal szemben — az irat időben első, keletkezési időpontjában létrejött példányát nevezzük. Általában a tisztázat esetében szoktuk említeni azt, hogy eredeti tisztázatról van szó; de tulajdonképpen a fogalmazvány is eredeti irat általában. Valamely irat a keletkezési időpontjában nemcsak egy, hanem több példányban is készülhet, amelyek mindegyike eredetinek minősül, a többes azonos módon előállított és aláírt példányokat másodlatoknak nevezzük. A másolat az irat időben általában későbbi, a keletkezése után létrejött változata, amelyen eredeti aláírás nem szerepel, s többnyire olyan jegyeket visel, amelyekből egy-