Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

A jegyzőkönyvek korai típusának tekinthetők azok a könyvek, amelyekben az egyes szervek az általuk kiadott — esetenként a hozzájuk érkezett — iratok másolatát bevezették, így ez tevékenységüknek a folyamatosan vezetett jegyzőkönyve, elsőrangú ügyviteli könyve volt. Ilyennek minősíthetők az Anjou-kortól 1918-ig vezetett királyi könyvek (libri regii). Hasonló jegyzőkönyveket (protocollumokat) vezettek a vármegyék és városok is. A XVII-XVIII. században kialakult nagy kormányhivatalokban általánossá vált az ügyek tanácsülésben való tárgyalása. Ezekről az ülésekről folyamatosan felvett jegyzőkönyv (protocollum sessionale), amely az ügy tárgyát, a hozzászólásokat, a hozott határozatot tartalmazta, egyszerűsödött a későbbiekben iktatókönywé (protocollum exhibitorummá), ami tulajdonképpen még mindig az adott iratképző szerv vagy személy által intézett ügyekről, az ügyintézés egyes fázisairól folyamatosan vezetett jegyzőkönyvnek minősíthető. A mai értelemben vett jegyzőkönyv azonban (bár az esetek többségében ez is belső ügyviteli irat) határozottan elválik az iktatókönyvektől, akkor is, ha rendszeresen megtartott tárgyalások folyamatosan felvett jegyzőkönyveiről van szó (minisztertanácsi jegyzőkönyv, országgyűlési jegyzőkönyv). A jegyzőkönyvek külön csoportját képezik azok a feljegyzések, amelyek egyetlen ügyben, egyetlen alkalommal készültek (pl. tanúkihallgatási jegyzőkönyv). Korábban inkább csak rövidített, sőt gyakran csupán a tárgyakat és a hozott határozatokat tartalmazó jegyzőkönyvek készültek. A gyorsírás elterjedése az értekezleten elhangzottak pontosabb rögzítését tette lehetővé, s a korábbiakkal szemben megjelentek a hosszú, részletes jegyzőkönyvek. További, még részletesebb és pontosabb jegyzőkönyv készítését tette lehetővé a hangszalag, majd a videó alkalmazása. A régebbi korok jellegzetes belső használatú iratai voltak az összeírások, így a jobbágyok kötelezettségeit tartalmazó ún. urbáriumok, az egyházi tized behajtásáról készült dézsmajegyzékek, a jobbágyporták után behajtott rovásadó-elszámolások. Az összeírásokhoz számítanak manapság a különböző leltárak, népességösszeírások, statisztikai felmérések, közvéleménykutatások. A számadás a szerv vagy család gazdálkodásának rendben tartását, ellenőrzését szolgálta. Manapság a költségvetés, a mérlegbeszámoló minősül ilyennek. Belső ügykezelési iratnak tekintjük a mutatókönyvet, az irattári sorkönyvet, az irattári tervet, a raktári jegyzéket és az előadó ívet is, amely az ügyviteli feljegyzéseken kívül általában hordozója az elintézés tervezetének és az ügy-