Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
I. Igazgatási ismeretek
ma, illetve az ív kettéhajtásával a fólió-alak, amely így két lapból állt. Az iratokat akkor is egész ívre írták, ha a második lapja üresen maradt, az üresen maradt lapot „tiszteletadás okából" nem vágták le. Ha az ívet nem egyszer, hanem kétszer hajtották össze, létrejött a negyedrét, vagy levél forma. A XVIII-XIX. században a papírgyártó eszközök átalakulása folytán megnagyobbodtak a papírformák. A papír nagyságát illetően meglehetősen nagy tarkaság alakult ki országok szerint is. Az írógép megjelenésével, a múlt század végétől indult meg az az egységesítést célzó folyamat, ami a mai irodai papírszabványokhoz vezetett: általánossá vált, nemzetközileg is (kivéve az angolszász országokat) az A/4 = 210x297 mm, illetve az A/5 = 148x210 mm-es nagyság. Ez számos előnnyel járt, mivel megkönnyítette a posta munkáját, a postagépek használatát, de az irattáros munkáját is. Napjainkban viszont ismét az eltérő papírméretek előtérbe nyomulásának a tanúi lehetünk: gondoljunk a számítógépek által kinyomtatott, az említett méretektől eltérő papírnagyságokra, az ezeknek megfelelő formájú borítékokra. Régebben, ha a szöveg nem fért rá a papírívre, több ívet hajtottak egymásba, ezek összetűzéséből jött létre a füzet, nagyobb mennyiségű ív egybekötésével a kötet. Más esetben az íveket egymás alá ragasztva alakították ki a tekercset, amit iratformaként Angliában ma is használnak. Az irat anyaga, formája, nagysága tehát már önmagában sokat elmond az irat keletkezésének koráról. Ugyanez áll az előállítási módját (kézírás, gépírás, nyomtatás, sokszorosítás, számítógép által kiírt szöveg), a betűk formáját (karoling, minuscula, fraktur, humanista, antikva stb.) az irat anyagát stb. illetően is. A külső ismertetőjegyek közül — különösen régebben — igen behatóan foglalkoztak az irat megpecsételésének módjával, olyannyira, hogy ez pecséttan (szfragisztika) néven a forrástudományok külön ágává fejlődött. Pecsétet századokon keresztül csak a királyok alkalmaztak az okleveleiken, egyébként a pecsét nélküli ún. noticia volt használatos, s csak a XII. század első éveitől vált — elsősorban egyházi méltóságok körében is — általánossá a pecsét alkalmazása. Kezdetben a rányomott vagy átnyomott pecsétek voltak divatban. A függőpecsétet a francia király csak 1113ban használta először, amit kis pergamenszalag fűzött az oklevélhez. Később függőpecsétet csak ünnepélyes okleveleknél alkalmaztak, egyébként visszatértek a rányomott pecsét használatához. A pecsét anyaga méhviasz volt, amit azonban a XVI. századtól az ún. spanyolviaszszal helyettesítettek. Az újabbkori fuggőpecséten gyakran alkalmaztak kis papír fedlapot úgy, hogy ezt a viaszra helyezték és erre préselték a pecsétnyomót,
