Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

így a papírlap is felvette a pecsét formáját. A nyíltparancsokat, pátenseket az irat végén látták el pecséttel, a titkosnak minősülő iratokat összehajtották és úgy helyezték el rajta a pecsétet, hogy az egyben le is zárja az iratot és csak a pecsét feltörésével lehessen hozzáférni a tartalmához. Használtak fémpecséteket is, ezeket bullának nevezzük. A pápák ólompecsétet használtak irataik megerősítésére. A pecséten általában az irat kibocsátójának, illetve a tanúk pecsétje esetében ezek neve, rangja szerepelt feliratként, a XIII. századtól szerepel rajta az uralkodó, illetve a család, vagy az egyházi méltóság címerének rajzolata. A XIX-XX. században általánossá vált az úgynevezett ostyapecsét, ezt általában a több lapból álló iratot összefűző zsinór leragasztására használták úgy, hogy a nedves, ragasztós papírlapkán keresztül nyomták rá a fémbélyegzőt, ami így felvette a bélyegző rajzolatát. Napjainkban is használják az ún. szárazpecsétet. A megpecsételést a legújabb korban többnyire a gumibélyegző váltotta fel, aminek lenyomatát festékanyaggal viszik rá az iratra, annak megerősítéseként, de napjainkban is használják ünnepélyes iratokon a viaszpecsétet. (ad 2.) Az iratok szerkezeti felépítése, belső elemei — különösen az oklevelek, az ünnepélyes hangvételű iratok — ma is magukon hordják a régi korokban kialakult jegyeket. Jórészt a Római Birodalom császári hivatalaiban alkalmazott formulák élnek tovább a ma is alkalmazott iratszerkesztési megoldásokban. Érdekes módon azonban nem közvetlenül öröklődött át ez a gyakorlat, hanem részben a katolikus egyház révén, részben pedig a Római Birodalom jelentős területén berendezkedő, jól szervezett kancelláriákat kiépítő arab kalifátusok közvetítésével. Ezek szicíliai és hispániai igazgatási gyakorlatából, írásbeli ügyintézéséből került vissza több ilyen természetű ókori latin ismeret az európai uralkodók udvaraiba. Ilyen—jórészt máig létező — iratfelépítési megoldás, iratszerkesztési jegy volt - az iratot kibocsátó, a küldő fél nevének és címének a feltüntetése az irat elején (gondoljunk itt a nyomtatott fejlécre), - oklevelek esetében az adott időszak hivatalban lévő méltóságainak felsorolása, - a címzés, a címzett nevének és címének feltüntetése, - a megszólítás, - az előzmények elbeszélése, - a rendelkezés,