Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
II. Iratkezelési ismeretek
Az iratkezelés, mint az ügyintézés formai része, azaz az iratok nyilvántartásba vétele a következő főbb mozzanatokból tevődik össze: - iratátvétel - iratátadás - iktatás - mutatózás - iratok tisztázása (sokszorosítás) - iratok továbbítása - irattározás - selejtezés - iratok átadása a levéltárnak. Ügyintézés és iratkezelés szoros kapcsolatából következik — amellett, hogy a köziratok vonatkozásában a levéltári törvény is előírja —, hogy minden szerv a hozzá érkezett és általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba vegye, a nyilvántartást és az ehhez kapcsolódó segédleteket levéltári szempontból is használhatóan vezesse, az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv megfelelő tételébe sorolja és ennek jelét a nyilvántartásba bejegyezze, a nem selejtezhető iratokat — azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközök, anyagok és eljárások alkalmazásával — levéltári átadásra előkészítse, az elintézett ügyek iratait az irattári terv szerinti rendszerezés ellenőrzése mellett az irattárba elhelyezze, ezzel selejtezésre alkalmassá tegye, a megfelelő őrzési idő után selejtezze, a maradandó értékű iratokat pedig megfelelő segédletekkel ellátva a törvény előírásai szerint átadja az illetékes levéltárnak. Az előzőekből nyilvánvaló, hogy egy szerv működéséhez, ügyeinek megfelelő intézéséhez nélkülözhetetlen a helyes iratkezelés, bár a törvény az iratkezelésre vonatkozó előírásokat elsősorban a levéltár szempontjainak figyelembevételével, a maradandó értékű iratok fennmaradásával összefüggésben állapítja meg. A törvény ugyan csak a köziratok kezelésére ír elő kötelező szabályokat, mégis bármely szerv, azok is, amelyek magániratot őriznek, saját érdekükben rákényszerülnek a nekik legjobban megfelelő, ugyanakkor a levéltári szempontoknak is eleget tevő iratkezelési rendszerük kiépítésére.
