Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

II. Iratkezelési ismeretek

Az iratkezelési rendszerek Az iratkezelés rendszerét úgy kell megválasztani, hogy az egyszerre tegyen eleget az iratok biztonságos megőrzése levéltári szempontú követelményének, ugyanakkor eredményesen szolgálja az illető szerv rendeltetésszerű működését. Ezért a rendszernek segítenie kell a szerv feladatainak gyors és eredményes megoldását, ehhez az iratokban való pontos tájékozódást, ami egyúttal a tevékenység hatékony ellenőrizhetőségét is jelenti. Mivel általában a szervek működése során nagy mennyiségű iratanyag keletkezik, ami lehetetlenné teszi a bennük való gyors eligazodást, a biztonságos megőrzést, a megválasztott iratkezelési rendszernek könnyűvé kell tenni a feleslegessé vált adatokat tartalmazó iratok kiselejtezését is. Ahhoz, hogy ezek a szempontok jól érvényesüljenek, fontos, hogy az iratkezelés alapján kialakított irattári rendszer a szerv ügyköreivel szerves összefüggésben legyen, azokra épüljön fel. Az egyes szerveknél az iratkezelési rendszer háromféleképp alakítható ki. Lehet: - központosított (centralizált) - osztott (decentralizált) - vegyes. Hogy a három változat közül melyiket választjuk, azt a következő szempontok határozzák meg: - A szerv nagysága, ügyforgalma, az ügyek feletti áttekintés lehetősége. - A szervezeti egységek egymással való kapcsolata (ha önállóan működnek, célszerűbb a decentralizálás, szoros, vagy szorosabb együttműködés esetén a központosított, vagy vegyes iratkezelési rendszer megválasztása a célszerű). - Az ügyintézők gyakorlata, szakértelme (ha e téren kedvező a helyzet, alkalmazhatjuk a decentralizált rendszert, ellenkező esetben központi, vagy vegyes rendszer alkalmazása a helyesebb). - A szerv területi elhelyezkedése. - Gyakorlati szempontok: egyes ügyek iratait külön kell kezelni, több kisebb forgalmú szervezeti egység iratait célszerű közös irodán kezelni, stb. Általános cél, hogy minél közelebb vigyük az iratkezelést az ügyintézéshez, tehát decentralizáljunk. Mindhárom iratkezelési rendszernek megvannak a veszélyei is. A központosított rendszer nehézkessé teszi az ügyiratkezelést. A decentralizált iratkezelés magában rejti a többszöri iktatás, vagy az iktatásból való kimaradás lehetőségét és esetleg követhetet-