Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
II. Iratkezelési ismeretek
II. IRATKEZELÉSI ISMERETEK 1. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA Az iratkezelés célja, rendeltetése Ahhoz, hogy az iratkezelés céljáról, rendeltetéséről beszéljünk, fel kell eleveníteni néhány, korábban részletezett alapfogalmat. Mint mondottuk, az ügyvitel az a mód, ahogy egy szerv funkcióit gyakorolja, azaz ügyeit intézi, az ennek során keletkezett iratokat kezeli. Tágabb értelemben az ügyintézés valamely szerv, vagy személy teljes működését, ügyeinek mindenféle intézését jelenti. Szűkebb értelemben az ügyintézés valamely szerv, vagy személy működésének a formai része, vagyis az a mód, ahogy ügyeit intézi. Az ügyintézést, ebben a szűkebb értelemben ügykezelésnek, ügymenetnek is szokták nevezni. Ügyintézésen érdemi és adminisztratív ügyintézést egyaránt értünk. Az érdemi ügyintézés az ügyintézésnek az a része, amely az elintézésre kerülő állásfoglalással, döntéssel kapcsolatos. Az adminisztratív ügyintézés pedig előkészíti és kiegészíti az érdemi ügyintézését. Az adminisztratív ügyintézést irodai ügyvitelnek, adminisztrációnak is nevezik. Az iratkezelés a levéltári törvény értelmében az iratok átvételét, átadását, iktatását, mutatózását, tisztázását (sokszorosítását), továbbítását, irattározását, selejtezését és a levéltárnak történő átadását jelenti. Lényege a nyilvántartásba vétel. Az iratok nyilvántartása nemcsak kötelező, de nélkülözhetetlen is. A különböző szervek, a szervek és magánszemélyek közti kapcsolat írásbeliség nélkül elképzelhetetlen. Az ügyviteli kapcsolatok túlnyomó többsége azonkívül olyan természetű, amelyben nagy a valószínűsége annak, hogy egy-egy üggyel ismét foglalkozni kell. Ilyenkor válik nyilvánvalóvá a helyes iratkezelés, a nyilvántartás jelentősége. Az iratkezelésnek ugyanis az a célja, hogy az ügyek elintézéséhez szükséges adatokat a lehető legrövidebb időn belül szolgáltassa és ily módon segítse a gyors és pontos ügyintézését. Az ügyiratkezelési munka a hivatali munkához, az ügyek intézéséhez szorosan hozzátartozó tevékenység. Az iratok kezelése (az iratok átvétele, felbontása, érkeztetése, iktatása, mutatózása, csatolása) az ügy kezdetekor időben megelőzi az érdemi ügyintézést, mozzanatai végigkísérik az egész eljárást és az ügy befejezése után is folytatódik.
