Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

formációt kell tartalmazniuk: nyilvántartási szám, minősítés jelölése, példányszám, példánysorszám, példányonkénti lapterjedelem, címzett, átadás kelte, átadás tényének igazolása aláírással, visszavétel kelte és igazolása aláírással. Titkos ügykezelés során tilos a minősített információt faxon, postán, távbeszélőn továbbítani. A küldeményt kézbesítő, Állami Futárszolgálat és diplomáciai futár útján lehet továbbítani. Az átvételre a titkos ügykezelő, illetve a vezető által megbízott személy jogosult. Aki minősített küldeményt vesz át, köteles ellenőrizni, hogy a címzés alapján jogosult-e az átvételre, a küldemény sértetlen-e. Az átvevő az átadási okmányon aláírással, az átvétel idejének feltüntetésével és a szerv bélyegzőjének lenyomatával igazolja az átvételt. Sérülés esetén jegyzőkönyvet kell felvenni. A feleslegessé vált minősített iratot a titkosítás megszűnéséig nem lehet megsemmisíteni, a munkapéldányt a titkos ügykezelőnek kell átadni. A feleslegessé vált munkapéldányok megsemmisítését kizárólag a minősített adatok kezelésére felhatalmazott személy végezheti úgy, hogy az adatok rekonstruálása lehetetlen legyen. A megsemmisítés tényét, időpontját a minősített adathordozóról készített nyilvántartásba be kell vezetni. A megsemmisítés legalább két, minősített adat kezelésére feljogosított személy jelenlétében történhet. A minősített anyag tárolására szolgáló, valamint a titkos ügykezelők részére biztosított helyiséget úgy kell kialakítani, hogy a tikot tartalmazó adathordozók őrzése az illetéktelen megismerést kizárja. Tárolásuk az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. Vasrács, riasztóberendezés, tűzjelző, lemezszekrény, biztonsági lakat (személyi pecsétnyomó), kombinációs zár használata szükséges. A törvény külön meghatározza a számítógépen kezelt és tárolt minősített adathordozók kezelését. Számítástechnikai rendszerben, illetve mágneses vagy más rendszerű adathordozón csak rejtjelezve tárolhatók azok az államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adatok, amelyeknek megbízható védelme más úton nem biztosítható. Aki illetéktelenül minősített adat birtokába jut, köteles azt a minősítőnek, ha ez számára ismeretlen vagy nem megállapítható, a legközelebbi rendőri szervnek haladéktalanul átadni. Az átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni. Államtitkot nyilvánosságra hozni kizárólag az adatot minősítő írásbeli engedélyével lehet. Az államtitok jogszerű nyilvánosságra hozatalával az adat minősített jellege megszűnik. A titokvédelem szakmai felügyeletét a Belügyminisztérium Titokvédelmi Osztálya látja el. Bármely titokbirtokosnál joga van ellenőrizni a minősített adatok vedel-