Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

A minősített adathordozót az általános iratoktól elkülönített iktatókönyvben közvetlenül az elkészítés, illetve érkezés után nyilvántartásba kell venni. Az év elején újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. A nyilvántartást úgy kell végezni, hogy abból az érkeztetett, készített, illetve irattárba helyezett adathordozók nyilvántartási száma, példányszáma, terjedelme, példányainak sorszáma, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzési helye megállapítható legyen. Fontos az előirat, utóirat szerelése, csatolása. Az iktatással egyidőben a mutatót is vezetni kell. A minősítési jelölést, az érvényességi időt, a minősítő nevét és beosztását az adat nyilvántartására és azonosítására szolgáló jelzéssel együtt az adathordozón és ha van ilyen, annak borítóján is fel kell tüntetni. Több lapból álló iraton a minősítési jelölést minden egyes lapon, annak felső és alsó részén középen is fel kell tüntetni. A minősítő határozza meg, hogy az adathordozó hány példányban készül. Ezen felül engedély nélkül másolatot, kivonatot készíteni nem szabad. A több példányban készített minősített iratot példányonként a jobb felső szélen minden oldalán megismételt példánysorszámmal kell ellátni. A minősített adathordozón fel kell tüntetni, hogy az egyes címzettek részére melyik sorszámú példányt kell továbbítani. Az iraton a minősítés meghatározásán kívül jelölni kell a következőket: a készítő szerv megnevezése, a példány sorszáma, a nyilvántartási szám, az egyes példányok címzettje, az irat tárgya, a mellékletek esetén azok példányszáma, nyilvántartási száma, lapjainak száma és minősítése, kiadmányozó aláírása. E mellett iratkezelési záradékot kell készíteni, amely tartalmazza a példányszámot, lapszámot, az irattári kezelés jelzését, az irat készítőjének nevét és telefonszámát, az iratot gépelő nevét, az egyes példányok címzettjeit. A minősített dokumentumon, illetve annak csomagolásán a következő különleges kezelési utasítások alkalmazhatók: „Saját kezű felbontásra!", „Nem másolható!", „Kivonat nem készíthető!", „Elolvasás után visszaküldendő!", „Zárt borítékban tárolandó!" A különleges kezelési utasítástól eltérni csak a minősítő hozzájárulásával lehet. Ha a minősített adatot még a titkos ügykezelő sem ismerheti meg, akkor azt zárt borítékban kell kezelni és csak a nyilvántartáshoz szükséges adatokat kell közölni. A minősített adathordozó átadása, visszavétele csak a titkos ügykezelő útján kézbesítő- vagy átadókönyvben, illetve átadókartonon dokumentálva történhet. A szervezeten belüli átadásra és visszavételre szolgáló mozgató kartonoknak a következő in-