Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

téktelen személy által történő megismeréséről haladéktalanul értesíti a belügyminisztert és a minősítőt. Feladata a betekintők névjegyzékének összeállítása, naprakész állapotban tartása. Évente jegyzőkönyv felvétele mellett ellenőrzi a titokvédelmi rendelkezések megtartását. Betekintő, aki a megismerésen kívül korlátozott mértékben rendelkezhet a minősített adattal. A betekintés általában meghatározott munkakörhöz, beosztáshoz tartozik és visszavonásig érvényes. Betekintési engedély az állami vagy közfeladat végrehajtása érdekében a minisítő által a minősített információval való korlátozott rendelkezésre, a jogosult nevének, a minősített adattal kapcsolatos egyes jogosítványainak meghatározásával írásban adott felhatalmazás. Megismerési engedély a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvény alapján a minősítő által információ megismerésére, a jogosult személyazonosító adatainak feltüntetésével írásban adott engedély. Aki a minősített adattal kapcsolatba kerül, büntetőjogi felelősség mellett nyilatkozni köteles a titokvédelmi törvény előírásainak megtartásáról, mely dokumentumot titoktartási nyilatkozatnak neveznek. Ahol a minősített adatok mennyisége indokolja, ott külön titokvédelmi szabályzatot kell készíteni, melyben rögzítik az iratok kezelésének rendjét. A minősített iratok útjának nyomon követése szükségessé teszi, hogy azok szervezetileg és fizikailag elkülönítetten, külön rendszerben mozoghassanak, és az általános ügykezelés szabályainál szigorúbb rendben kerüljenek továbbításra, nyilvántartásra, tárolásra. Ennek célja az illetéktelen megismerés kizárása, megelőzése. A minősített adat kezelését részletesen a 79/1995. (VI. 30.) Korm. sz. rendelet szabályozza. Az ügyiratkezelésnek minden fázisban dokumentatívnak kell lenni azért, hogy az adattal való rendelkezés egyértelműen megállapítható legyen. A külön rendszert a titkos ügykezelés vezetője, illetve a titkos ügykezelő működteti. Titkos ügykezelő az lehet, aki legalább középfokú végzettségű, a minősített adat kezeléséhez szükséges ismeretek megszerzéséről bizonyítványt szerzett, és a hatályos titokvédelmi szabályok megismerését nyilatkozat aláírásával igazolja. Feladata az átvétel, felbontás, nyilvántartásba vétel, őrzés, továbbítás, kiadás és visszavétel, megsemmisítés, minősítők és betekintők naprakész nyilvántartása, titoktartási nyilatkozatok őrzése. Munkájához általában érkeztetőkönyvet, iktatókönyvet, iktatókartont, tárgymutatókönyvet, mozgató kartont, kézbesítőkönyvet használ.