Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
I. Igazgatási ismeretek
nyok formai és tartalmi vonatkozásaiért az ügyintéző felelős. Gyakori probléma, hogy az iratok a köziratoktól elvárható minimális követelményeknek sem felelnek meg, ezért a kiadmányozáson belül az egyedi szabályzatokban ki lehet emelni: a más szervhez, személyhez küldendő kiadmányokat a helyi önkormányzatnál rendszeresített hivatalos nyomtatványon (levélpapíron) kell elkészíteni. A kiadmány leírásáról, a borítékok pontos címzéséről az intézkedés-tervezet készítője vagy az ügyintéző köteles gondoskodni. Ugyancsak formai követelmény, hogy a kiadmányok leírása során a letisztázott kiadmányon az irat tárgyát, a hivatkozási számot, a mellékletek számát és az ügyintéző nevét fel kell tüntetni. A mintaszabályzat a gyakorlat igényeihez alkalmazkodva különbséget tesz a hagyományos és az elektronikus módon rögzített, keletkezett iratok hitelesítése között. Az elektronikus iratok hitelesítésénél gondot okoz, hogy a mintaszabályzat megjelenésekor az elektronikus iratok hitelesítésének jogi rendezése még nem történt meg. A korszerű technikai eszközök alkalmazásának köszönhetően a kiadmányok postázása már nemcsak hagyományosan történik, a lehetséges változatok egyike a telefax. A telefaxon történt továbbításkor fontos, hogy a továbbítást igazoló lapot az irathoz csatoltassuk. Ugyancsak szabályozandó az elektronikus úton történő továbbítás. A számítástechnikai program felhasználásával — elektronikus formában rögzített — iratot csak a kiadmányozási jog gyakorlójának az irattári példányon/az adathordozó kísérőlapján tett írásbeli engedélyével lehet továbbítani. Az irathoz szöveges hozzáfuzést kell készíteni, amelyben a kézbesítés címzett általi visszaigazolását kell kérni, melyet ki kell nyomtatni és az irathoz kell tűzni. Az egyedi szabályzatokban rögzíteni kell, hogy iratot az ügyintéző utasítására, a kiadmányozó engedélyével lehet határidő-nyilvántartásba helyezni. A mintaszabályzat VI. fejezete az elintézett ügyiratokkal kapcsolatos feladatokat sorolja fel. Az iratok megőrzése, a nem selejtezhető iratok fennmaradásának biztosítása a megfelelő irattárakon, irattározási gyakorlaton múlik. Az irattározás és általában az irattárban végzendő munkák nagyon fontos feladatok, ezért részletesen kell velük foglalkozni. Akár két fejezetre is bonthatók, az első tartalmazhatja az irattári tervvel, irattározással, irattárral, irattári kezeléssel, az irattári anyag használatával kapcsolatos teendőket, követelményeket, a másik pedig rögzítheti az iratok selejtezésének és levéltári átadásának szabályait.
