Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

ba venni a tanyanyagokat, üdvözlőlapokat, tájékoztatókat, meghívókat, visszaérkezett tértivevényeket, előfizetési felhívásokat, árajánlatokat, árjegyzékeket. A mintában külön alfejezet foglalkozik az elektronikus iktatási sajátosságokkal. Mivel tankönyvünkben az elektronikus iktatás később részletesen szerepel, ezekre a kérdésekre itt nem térünk ki. Az egyedi iratkezelési szabályzatok készítésekor, ha már alkalmazzák az elektronikus iktatást, az egyes feladatokat, szabályokat a megfelelő helyre kell szerkeszteni, a hagyományos iktatásra vonatkozó bekezdéseket pedig el kell hagyni. (Kivéve, ha párhuzamosan mindkét iktatási módot használják.) Feltétlenül meg kell nevezni az egyedi szabályzatban az alkalmazott programot, fel kell sorolni a hozzáférési jogosultságot. Ha csak hagyományos iktatást alkalmaznak, az elektronikus iktatási sajátosságokat értelemszerűen ki lehet hagyni. Az egyedi szabályzat készítésekor mindenképpen meg kell vizsgálni, hogy a helyi önkormányzatnál használnak-e gyűjtőszámokat/gyűjtőíveket. Mint az iratkezelés folyamatának leírásáról erről szó lesz, gyűjtőszámról akkor beszélünk, ha egy adott szervnél, hivatalnál a rendszeresen előforduló, egy intézkedéssel lezáruló ügyeket azonos iktatószámon, azaz gyűjtőszámon tartják nyilván. A nyilvántartás az iktatókönyv elejére bekötött külön nyomtatott iktatólapokon történik. [(C. 5230-181. rsz. nyomtatvány), például szabadságkérelmek, anyagmegrendelések, segélyügyek)]. Ha egy intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azok beérkezését gyűjtőíven kell nyilvántartani. A beérkező válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatókönyvben. A gyűjtőív az irat melléklete, az ügyirattal együtt kerül irattározásra. Gyűjtőíven iratváltást nyilvántartani nem lehet. A mintaszabályzat V. fejezete az ügyintézés folyamatában előforduló iratkezelési feladatokat sorolja fel (az ügyintéző kijelölése, az iratok továbbításának módja az ügyintézőhöz, az intézkedés tervezet készítésének módja és menete, a közbenső intézkedések rögzítése, a láttamoztatás, aláírás módja, a kiadói utasítás: a továbbítás módozata, mellékletek száma stb.). Tekintettel a számítógépek elterjedtségére az is gyakran előfordul, hogy az önkormányzatok ügyintézői maguk készítik az iratokat, számítógépen. Ilyenkor nem készült tervezet, nincs szükség kiadói utasításokra, a kiadmányozásra alkalmas iratot maga az ügyintéző készíti. Feltétlenül rögzíteni kell, hogy ezekben az esetekben a kiadmá-