Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

zetének kialakításakor biztosítani kell az elektronikus iktatásra való áttérés lehetőségét. Fontos, hogy az elektronikus iktatási rendszer kialakításakor figyelembe vegyék az Informatikai Tárcaközi Bizottság ajánlásait. Az iratkezelés felügyeletével a helyi önkormányzat jegyzőjét indokolt megbízni. A korábbi szabályzattal ellentétben az új részletesen ismerteti a felügyelettel megbízott vezető feladatait: - felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak, - évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására, A III. fejezet a küldemények átvételével, érkeztetésével és felbontásával kapcsolatos teendők megfogalmazásához nyújt mintát. Az egyedi szabályzatokban a helyi gyakorlatból célszerű kiindulni, amennyiben az maradéktalanul megfelel mind a jogszabályi előírásoknak, mind az adott önkormányzatnak, akár át is lehet venni a korábbi szabályzat hasonló bekezdéseit. A legalapvetőbb feladatok: az átvételi jogosultság, a küldemények ellenőrzésének, az átvétel igazolásának, a sürgős, a sérült küldemények kezelésének szabályozása, a téves címzés esetén követendő eljárásnak a rögzítése, valamint a küldemények felbontására, szétosztására és érkeztetésére vonatkozó szabályok megállapítása. Fontos újdonság, hogy a telekommunikációs úton (faxok), elektronikus úton (E-mail, Internet) érkezett iratokról, az információk tartós megőrzését biztosító, jó minőségű, savmentes papírra másolatot kell készíteni. A IV. fejezet az iratok nyilvántartásáról szól. Újdonság, hogy az iktatás hagyományos (kézi) módja mellett bekerült az elektronikus (számítógépes) iktatás, külön rendelkezés tartalmazza a nem papíralapú, elektronikus adathordozón készült, érkezett iratok iktatásának módját. Az iktatás leírásakor az egyedi szabályzatban különösen figyelni kell a helyi sajátosságokra, a helyi gyakorlatra, esetenként más, az iratok nyilvántartásával kapcsolatos jogszabályokra. Ilyen odafigyelést igényel a nem iktatandó iratok köre. Az általános gyakorlat szerint nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartásba venni és kezelni a pénzügyi számlákat, bizonylatokat; munkaügyi nyilvántartásokhoz kapcsolódó iratokat, anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat és iratokat. Nem kell iktatni a bemutatás vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett un. átfutó iratokat. Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartás-