Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

irányítást ellátó miniszter pedig az állami és a helyi önkormányzati intézmények részre — a kulturális tárca által megbízott szakmai testület véleményének kikérésével — ad ki iratkezelési mintaszabályzatot. A Ltv. 10. § alapján jelent meg a 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról, melynek alapján önkormányzatonként 1998. december 31-ig kellett elkészíteni az egyedi szabályzatokat. Az egyedi szabályzatok elkészítése azonban több akadályba ütközött, melyek közül a legfontosabb, hogy a BM rendelet az irattári tervek összeállításához nem minta irattári tervet adott, hanem csak az általános, ágazatokhoz kapcsolt feladat- és hatásköröket, az egyes hatáskörökben eljárókat (képviselőtestület, polgármester, jegyző stb.) sorolta fel, az adott hatáskörhöz, feladatkörhöz tartozó konkrét ügykörök (tételek) kidolgozása elmaradt. Ezért 1999. január 1-től csak a szöveges szabályzatok alkalmazására kerülhetett sor, irattári tervként még egy évig érvényben maradt a korábbi tanácsi rendszer. Az alaprendelet hiányosságát pótolta a 22/1999. (VII. 16.) BM rendelet, mely az egyes hatáskörökhöz tartozó ügyköröket felsoroló minta irattári tervet léptetett életbe. Ezzel a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól szóló 1/1982. (TK 5.) MTTH utasítás és a 2/1984. (TK 28.) MTTH utasítással módosított 8/1973. (TK 51.) MTTH utasítás, mely megalakulásuktól majd tíz évig meghatározta a helyi önkormányzatok iratkezelését is, 1999. december 31én hatályát vesztette. Az önkormányzatok részére kiadott minta iratkezelési szabályzat szerkezetében hasonló a korábbi, többször módosított 8/1973-as MTTH utasításhoz. A tartalmi eltérések részben az ügyvitel, ügyintézés során alkalmazott új, korszerű technikai eszközök használata során felmerült iratkezelési, egyszersmind adatkezelési kérdések szabályozásával, részben a jogállamisággal összefüggésben a személyi adatok kezelésével, az adatvédelemmel, a hivatalok átláthatóságával kapcsolatosak. A minta iratkezelési szabályzat hét fejezetre tagolódik. A tanácsi szabályzathoz képest újdonság az I. fejezetben „Értelmező rendelkezések" címmel összeállított iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak gyűjteménye. A II. fejezet az iratkezelés szervezetére és felügyeletére vonatkozó általános rendelkezéseket tartalmazza. Az egyedi szabályzat készítésekor a helyi szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően ki kell választani, hogy az adott helyi önkormányzatnál az iratkezelés központi, osztott, vagy vegyes iratkezelési szervezetben látható el. Újdonság, hogy az iratkezelés szerve-